MS Word Mailings Tab in Hindi - MS Word Mailings Tab की संपूर्ण जानकारी
MS Word Mailings Tab
MS Word Mailings Tab आपको Mail Merge से संबंधित कई कमांड उपलब्ध कराता है। Mail Merge MS Word का वह feature है जो आपको  एक साथ कई लोगों को उनके पतो पर पत्र भेजने की सुविधा प्रदान करता है। 

MS Word के पुराने संस्करणों की अपेक्षा नए संस्करणों मे इस कार्य को बड़े ही सरल तरीके से प्रस्तुत किया गया है

MS Word Mailings Tab मे निम्न Groups होते है
1) Create
2) Start Mail Merge
3) Write & Insert Fields
4) Preview Result
5) Finish

Create Group

MS Word Mailings Tab के इस Group के अंतर्गत Envelop तथा Label बनाने हेतु Commands होते है।
Envelop मे Return Address same होता है लेकिन Delivery Address अलग अलग होता है जबकि Label मे प्रत्येक label मे प्रदर्शित Person का Name व Address अलग अलग होता है 
इसमे निम्न Command होते है।

Envelops

इस Command पर Click करने से Envelop Box प्रदर्शित होता है इसमे Delivery Address List Box मे Destination Address (जहां जाना है उसका पता)तथा रिटर्न Address List Box मे Source Address(भेजने वाले का पता) Type करते है और इसका Print निकालने के लिए Print Button पर Click करते हैं।
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Labels

इस कमांड का प्रयोग तब करते हैं जब हमें बहुत सारे लोगो का Addressess निकाल कर उन्हे Label के रूप में आवश्यक स्थानो मे चिपकाना रहता है

Start Mail Merge Group

इस Group मे निम्न Commands होते है

Start Mail Merge

Mail Merge MS Word का वह feature है जो आपको एक साथ कई लोगों को उनके पतो पर पत्र भेजने की सुविधा प्रदान करता है। 
इस Command पर Click करते ही ड्रॉप Down List प्रदर्शित होती है 
इसमें हमे Mail Merge हेतु Document के कुछ Types जैसे Letters, E-mail message, Envelops, Labels, Directory, Normal Word Document दिखाई देते है आप मेलिंग के लिए किस प्रकार का Document चाहते हैं उसके आधार पर किसी एक को चुने।

आप Mail Merge की प्रक्रिया को चरणबद्ध तरीके से करना चाहते हैं तो Drop Down List से Step by Step Mail Merge Wizard Option पर Click करे Click करते ही Mail Merge Wizard निम्न Steps मे प्रारंभ हो जाती है।

Step 1- Mail Wizard को आरंभ करना
i) Mailing Tab पर Click करे तथा Start Mail Merge Group के अंतर्गत Step by Step Mail Merge Wizard को चुने।
ii) Mail Merge Taskpane प्रदर्शित होगा।

Step 2 - Document type का चयन करना
i) इसमें आप दिए गए किसी एक Document type को अवश्यकतानुसार चुने
ii) अब नीचे से Next:Starting document पर Click करे
iii) Wizard की अगली विंडो प्रदर्शित होगी 
iv) इसमे आप डॉक्यूमेंट का चयन करें आप Use the current Document का यूज कर सकते हैं या अन्य जगह सुरक्षित Document को Browse Option का प्रयोग करके ला सकते हैं
v) Next: select recipients पर Click करे।

Step 3- Data Source का निर्माण करना
i) एक बार Document Select हो जाने पर अब हमें उन Adderss की सूची बनाने पड़ेगी जिस पर हम Letter भेजना चाहते हैं।
ii) Address बनाने के लिए हमें तीन Options मिलते है
a) पहले से बनी Address को Use करना
b) Outlook contact से Address List का Use करना
c) एक नया Address list बनाना
iii) एक नया Address list बनाने के लिए Type a new list पर Click करें और Create Option को चुने
iv) New Address List Dialog Box प्रदर्शित हाेगी ।
दिए Text Box मे संबंधित Address Type करे यदि आप दिए गए Field अपने अनुसार Customize करना चाहते हैं तो Customize Button पर Click करे Customize Address List Dialog Box प्रदर्शित होगा
v) अब आप इसमे अनावश्यक फील्ड्स  को Delete कर सकते हैं, Rename Button के द्वारा Field का नाम बदल सकते हैं, New Field Add कर सकते है
v) अब Customized Field मे संबंधित एड्रेस type करने के बाद Close Button पर Click करें
vi) Save Address List Dialog Box प्रदर्शित हाेगी 
अपने Address को एक नाम देकर save करें Save Button पर Click करे
vii) Mail Merge Recipient Dialog Box प्रदर्शित होगी इसमें आप उन Address को चुने जिस पर आप Letter भेजना चाहते हैं Ok पर Click करे।


Step 4 - अपने Letters को लिखना
i) Next:Write your letter पर Click करे
ii) Address Block का चयन करें
 
Insert Address Block Dialog Box 
प्रदर्शित होगा इसमें एड्रेस के कई फॉर्मेट दिए रहते हैं किसी एक को चुने Ok पर Click करें
iii) Next: Preview your letters पर क्लिक करें Document के साथ पहला Address दिखाई देगा।

Step 5 - Document को Merge करना
i) यह अंतिम Step है Next: Complete the Merge पर Click करे
ii) इस Step में दो options होते है
Print - इस Option को Click करने पर Merge हो चुका Letters का Printout निकलेगा
Edit individual letters - इस Option को Click करने पर Merge हो चुके Letters को एक नई फाइल में Save करते है।

Select Recipients

यह Command हमे अपने Document के Mailings हेतु Address बनाने की सुविधा देता है इसके अंतर्गत हम नया Address Type कर सकते हैं या पहले से बने Address का प्रयोग कर सकते हैं या Outlook Contact से Address ले सकते हैं।

Edit Recipients List

यह Command हमे Address List को जो हमने बनाया है एडिट करने की सुविधा देता है।

Write & Insert Fields Group

इस Group मे निम्न Commands होते है

Highlight Merge Fields

इस Command का Use करके आप अपने डाक्यूमेंट्स में Merge Fields को और आसानी से देख पायेंगे।

Address Block

इस Command की सहायता से आप Predifined Address Format का Use करके अपने एड्रेस को वांछित Format मे Insert कर सकते हैं।

Greeting Line

इस Command की सहायता से आप अपने Address के लिए Greeting Line जैसे Dear आदि Add करे सकते है।

Insert Merge Field

जब हम इस Command पर क्लिक करते हैं तब एक ड्रॉप Down List खुलती है जिसमे बहुत सारे Merge Fields जैसे Title, First_Name, Last_Name, Company_Name, Address_Line, City, Zip_Code, Country आदि होती इसमे उन Fields का आवश्यकतानुसार चयन करें जिसे आप अपने डॉक्यूमेंट में Add करना चाहते हैं।

Preview Result Group

इस ग्रुप के द्वारा आप अपने Merged डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के पहले उसका Preview देख सकते हैं
इसमे निम्न Commands होते है।

Find Recipient

इस Command की सहायता से आप अपने Recipients List के Records को कई तरीको से जैसे Next, Previous, First, Last आदि Buttons का उपयोग करके ढूंढ सकते है।

Auto Check for Errors

इस Command की मदद से आप अपने Mail Merge मे Error हैं कि नही इसकी जांच कर सकते है।

Finish Group

इस Group में दो options होते है
Print - इस Option को Click करने पर Merge हो चुका Letters का Printout निकलेगा

Edit individual letters - इस Option को Click करने पर Merge हो चुके Letters को एक नई फाइल में Save करते है।
MS Word में मेलिंग टैब क्या होता है?
MS Word का Mailing tab आपको एक समय में कई लोगों के लिए Letters, Envelope और Labels बनाने में मदद करता है। इसमें लोगों के नाम की सूची और उनकी पते को Document जिसे हम भेजना चाहते हैं के साथ Combine किया जाता है। इससे आपको प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग-अलग letter तैयार करने की जरूरत नहीं होती है।

MS Word के मेलिंग टैब का उपयोग कैसे करें?

MS word में Mailing tab का Use करने के लिए सबसे पहले आप Mailings Tab को Click करे।Start Mail Merge group के अंतर्गत Start Mail Merge Icon के Right side arrow पर Click करे। 

अब एक Drop down list प्रदर्शित होगी उसमे Step by Step Mail merge Wizard option को Select करे। अब Mail merge Wizard प्रदर्शित होगी जिसमें दिए गए Steps को एक-एक करके पूरा करके आप मेल मर्ज का Use कर सकते हैं।

MS Word में मेल मर्ज के लिए स्टेप्स क्या हैं?

MS Word में मेल मर्ज के लिए निम्न 6 स्टेप्स है।
1) Select document type
2) Select starting document
3) Select recipients
4) Write your letter
5) Preview your letters
6) Complete the merge 

मेलिंग टैब का उपयोग किस लिए किया जाता है?

MS Word में Mailing tab आपको Letters, Envelopes, और Labels बनाने और उसे कई लोगों को भेजने के लिए के लिए मदद करता है। आप इसमें एक बार सारे लोगो के नाम और पते को Types करते है तथा उसे एक ही Document के साथ उसे Combine कर दिया जाता है। 

बाद में यह Document एक एक लोगों के नाम और पते के साथ अलग अलग हो जाता है इससे आपको प्रत्येक लोगों के लिए अलग से Document type करने की जरुरत नहीं होती है।

MS Word के सभी Tabs को सीखें
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