MS Word Page Layout Tab के बाद अगला Tab Reference Tab है इसके अंतर्गत ऐसे Commands उपलब्ध होते हैं जो आपको अपने डॉक्यूमेंट में अलग अलग तरीके से Reference देने की सुविधा देते हैं।
मान लीजिए आप ऐसे Research paper या Project बनाना चाहते हो जब आपको Author Name का Reference देना है, Table of Contents, Footnote, Endnote आदि देना है तो इसके लिए Reference Tab का उपयोग करने से आपका कार्य आसान हो जाएगा।
MS Word Reference Tab मे निम्न Groups होते है।
1) Table of Contents
2) Footnotes
3) Research
4) Citations and Bibliography
5) Captions
6) Index
7) Table of Authorities
2) Footnotes
3) Research
4) Citations and Bibliography
5) Captions
6) Index
7) Table of Authorities
Table of Contents Group
MS Word Reference Tab के इस ग्रुप मे निम्न Commands Buttons होते है।
Table of Contents
इसको संक्षिप्त मे TOC (Table of Contents) कहते है। जब हम कोई ऐसी File बना रहे है जिसमे हमने जगह जगह Headings दिया है, तब यह Command उस Document में पाए जाने वाले सभी Headings की List को उस number सहित प्रदर्शित करता है जिस number से वह Heading Document मे पाया जाता है।
और जब हम उस Heading को Click करते है जो Table of Contents मे है तब हम Document के उसी Heading वाले भाग मे पहुंच जाते है। इस Command को Use करने के लिए पहले आप Headings युक्त Document बनाए और Table of Contents Command को Click करे आप देखेंगे की आपके Document के Headings की List प्रदर्शित हो जायेगी
Add Text
इस Command का प्रयोग NewHeading बनाने और उसे Table of Contents मे Add करने के लिए करते है।
Update Table
इस Command का प्रयोग करके अपने जो New Heading बनाया है या कोई Heading Delete किया है उसे Update करने के लिए करते है।Table of Contents का निर्माण करना
इसे हम एक उदाहरण से समझते है।
नीचे दिए Table of contents को बनाने के लिए निम्न कार्य करे।
1. Introduction .............................................................. 1
2. What is Computer .................................................... 2
3) Types of Computer.................................................... 3
3.1 Analog Computer................................................ 4
3.2 Digital Computer.......................................... 5
3.4 Hybrid Computer.......................................... 6
4. Characteristics of Computer.................................................. 7
5. Limitaions of Computer.................................................... 8
6. Uses of Computer ......................................... 9
1) इसके लिए सबसे पहले अपने Document में Contents लिखकर उसमें Heading तथा Sub headings डाले उन Headings जैसे Introduction, What is Computer, Types of Computer आदि को Ctrl key की मदद से Select कर Add text Icon को Click कर L1 को Select करे।
2) वैसे ही Sub heading जैसे Analog Computer, Digital Computer, Hybrid Computer को Ctrl की मदद से Select कर Add text को Click कर L2 को Select करे।
3) अब Table of contents बनाने के लिए Document के ऊपर Cursor रखकर Table of contents के Arrow को Select करे।
4) आपको Table of contents के कुछ Format दिखाई देंगे उसमें से मनचाहा Format को select करें।
5) यदि आप अपने Table of contents में कुछ Headings या Subheading जोड़ना चाहते है तो उन्हे अपने Document में जोड़कर, Update Table, Icon को Select करे।
Footnotes Group
इसमें निम्न Commands होते है।
Insert Footnote
Footnote प्रत्येक Document Page के नीचे होता है जब आप इस Command पर Click करते तो आप देखेंगे की प्रत्येक Page के नीचे Footnote Insert हो जाता है।Insert Endnote
Endnote आपके Document के अंत मे होता है जब आप इस Command पर Click करते है तब Endnote आपके Document के अंत मे Insert हो जाता है।Next Footnote
यह Command आपके Document Page मे बने Footnote को दिखाता है।Show Notes
इसे Click करने पर आपको दो Option मिलते हैं 1) View Footnote areaView Endnote area इन्हे Click कर आप अपने Document के Footnote area व Endnote area मे पहुंच सकते है।
Research Group
इस Group का Use करके आप अपने Document के Definition,Image, Webpage का Research कर सकते है
Citations and Bibliography Group
इसमें निम्न Commands होते है।
Insert Citation
इस Command पर Click करके हम उस Source का निर्माण कर सकते है जहां से हमने अपने Document मे Reference लिया है इसमें हम Source का प्रकार, Author Name,Title,Year, Publisher आदि दिए Options को Fill कर Source का निर्माण कर सकते है।Manage Source
यह Command आपको अपने Document मे Use किए गए सभी Source Citation की List को दिखाता हैStyle
यह Command हमे अपने बनाए हुए Citation को अलग अलग Style मे बदलने हेतु Predefined Format उपलब्ध कराता है।Bibliography
जब हम इस Command पर क्लिक करते है तब हमारे Document मे Use किए गए सभी Citation का List प्रदर्शित करता है।Captions Group
इसमे निम्न Commands होते है।
Insert Captions
Figures के लिए Caption बनाने हेतु Figure को Select करे Insert Caption Command को Select करेCaption Dialog Box प्रदर्शित होगा।
इसमे Caption Text Box मे अपने Figure हेतु कोई नाम Type करे Label के अन्तर्गत Equation, Figure, Table मे से आवश्यकतानुसार किसी का भी चयन करे जिस प्रकार का आपका Item है।
Table of Figures Dialog
Document मे आपके द्वारा बनाए सभी Figures, Equation,Table की List को Table मे प्रदर्शित करता है जिस पर Click करके आप Document मे उन तक पहुंच सकते है।Update Table of Figures
अगर आपने New Figures बनाए है और Caption दिए है लेकिन ये Table List मे शामिल नहीं है तब आप इस Command पर Click करके उसे Table की List मे Add करवा सकते है।Cross reference
Cross reference के द्वारा आप एक Document के अन्य Parts जैसे Title,Chart or Graphic का Link बनाकर उस Parts में आसानी से जा सकते है।मान लीजिए हमें ऐसे डॉक्यूमेंट का निर्माण किया है जिसमें हमने जगह-जगह हेडिंग दिया है अब हम चाहते हैं यह Headings की एक लिस्ट बनाये जिस पर क्लिक करके हम उस हेडिंग से संबंधित पैराग्राफ में पहुंच जाएं इस कार्य को करने के लिए Cross reference Command पर Click करे क्रॉस reference Dialog Box प्रदर्शित होगा।
Reference type के अंतर्गत Heading Option को चुने अब हमारे Document की सारी Headings For which heading List Box मे दिखाई देगी सारी Headings को एक एक करके Insert करे।
अब Headings की List Document मे प्रदर्शित होने लगेगी जिस पर Click कर Heading से संबंधित Paragraph या Page तक पहुंच जाते है इसी कार्य को आप किसी Chart, Image, Picture आदि के लिए भी कर सकते हैं।
Index Group
यह Group आपको अपने Document के किसी विशेष Words की Index बनाने हेतु Command उपलब्ध कराते है।Mark entry
यह कमांड आपको अपने Document के महत्त्वपूर्ण Words को Highlight करके उन Words की Index बनाने की सुविधा देता है।
Table of Authorities Group
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