MS Excel Conditional Formatting in Hindi - MS Excel में Conditional Formatting की संपूर्ण जानकारी

MS Excel Conditional Formatting in Hindi

MS Excel का Conditional Formatting  एक महत्त्वपूर्ण तथा उपयोगी Feature है जो हमे एक बडे़ Database Sheet के Data को Handle करना आसान बनाता है। 

इस Command की सहायता से हम किसी Condition के आधार पर अपने Data Sheet के Cells को Formatting करते है और वह उन Cells के Range को Highlight करता है जिससे हमारे लिए उन्हें analysis करना आसान हो जाता है ताकि हम किसी भी डाटा को आसानी से ढूंढ सके या देख सके।

MS Excel Conditional Formatting में निम्न Options होते है 

Highlight Cells Rules

इस option के द्वारा हम अपने इच्छा नुसार कुछ Condition (जैसे greater than, less than equal to number, Between two number आदि)लगा कर Datasheet मे Cells को Highlight कर सकते है
इसमे निम्न Commands होते है।

Greater Than or Less Than

यह हमारे द्वारा दिए गए Value के आधार पर Datasheet मे बडी या छोटी Values वाले Cells को Highlight करता है
इसके लिए यह करे 
i) Datasheet को Select करे।

ii) Home Tab को Click करे तथा Styles Group के अंतर्गत Conditional Formatting Option को चुने।
 Conditional Formatting के अन्तर्गत Highlight Cells Rules से

Greater Than or Less Than Option को चुने
iii) Greater Than के लिए हमने 900 Value दिया है तथा Less Than मे हमने 3000 Value दिया है आप ऊपर Images मे देख सकते की 900 से ज्यादा और 3000 से कम वाला Datasheet का Cells Highlight हो रहा है।

Between

इस Option मे दो Values देना पड़ता है तब दोनो के बीच की Value वाली Datasheet का Cells Highlight होते हैै जैसे नीचे में 2500 तथा 5000 के बीच वाले Cells Highlight हो रहे है

Equal To

इस Option मे जो Value देंगे वही अगर Cells मे होंगे तो Highlight होते है।

Text that Contains

नीचे हमने East Text दिया है इसलिए Datasheet मे वही Text Highlight हो रहे है

Duplicate Value

इस Option के द्वारा Duplicate Values अगर Datasheet मे पाया गया तो वही शब्द Highlight होते है 
जब हम इस Option को Click करते है तब निम्न Dialog Box प्रदर्शित होता है

अगर आप ऊपर देखेंगे तो South और East Duplicate Data है इसलिए ये Highlight हो रहे है।

Top/ Bottom Rules

इस Option के द्वारा वे Cells Highlight होते है जो दिए हुए Criteria
को पूरा करते है 
इसमे निम्न Options होते है।

Top10 or Bottom10 Items

इस Option की मदद से आप अपने Datasheet मे ऐसे Top 10 Values को Highlight कर सकते है जो बड़ी है इसके विपरीत बॉटम10 Datasheet मे ऐसे Bottom 10 Values को Highlight कर सकते है जो छोटी है
इसके लिए यह करे

1) अपने Datasheet को Select करे।

2) Home Tab को Click करे तथा Styles Group के अंतर्गत Conditional Formatting Option को चुने

3) Top/ Bottom Rules के अंतर्गत Top 10 या Bottom 10 Items पर Click करे
4) ऊपर Datasheet Top 10 Items Select करने के कारण Top 10 Highest Values Highlighted है तथा Bottom10 Items Select करने के कारण Bottom 10 Lowest Values Highlighted है

Top 10% or Bottom 10%

इस Option की मदद से आप अपने Datasheet मे ऐसे Top 10% Values तथा Bottom 10% Values को Highlight कर सकते है।

III) Above Average and Below Average
यह Option Datasheet में ऐसे Cells Values को Highlight करता है जो पूरे Datasheet के निकाले गए Average से ज्यादा या कम है
इसके लिए यह करे।

1) अपने Datasheet को Select करे।

2) Home Tab को Click करे तथा Styles Group के अंतर्गत Conditional Formatting Option को चुने।

3) Top/ Bottom Rules के अंतर्गत।
 Above Average या Below Average पर Click करे
4) अगर आपने Above Average Option को चुना है तो पूरे Datasheet के निकाले गए Average(2429.833) से ऊपर या ज्यादा Average वाले Values Highlight होंगे ।

अगर आपने Below Average Option को चुना है तो पूरे Datasheet के निकाले गए Average(2429.833) से नीचे या कम Average वाले Values Highlight होंगे।
यह Option चयनित Cells को Colorful Bar से Format करता है जो आपके DataSheet को New Look देता है इसकी खास बात यह है की इसमे जितना लम्बा Bar होता है उसकी Value उतनी ही अधिक होती 
जैसे ऊपर 5000 हेतु लम्बा Databar है परंतु 890 हेतु कम है

Color Scales

यह Option चयनित Cells को Highlight करता है जो आपके DataSheet इसमे जिस Cell की Value अधिक होगी उस Cell के Background को ज्यादा Color से Fill किया जाता है इसके विपरीत जिस Cell की Value कम होगी उस Cell के Background को उतना ही कम Color से Fill किया जाता है

Icon Set

इसमें Datasheet की Values को दर्शाने हेतु अलग अलग Icon Sets का Use कर सकते है जैसे अधिक Values हेतु एक ही प्रकार का Icon Set Value थोड़ा कम Values हेतु दूसरे प्रकार का Icon Set और थोडा कम Values हेतु एक अन्य प्रकार का Icon Set Use किया जा सकता है। 

अत: इसकी मदद से आप आसानी से अपने Datasheet की Values को समझ सकते है ऊपर Image मे 789,890,900 हेतु Same, 2429.8, 2500 तथा 4500, 5000 हेतु Same Arrow Use किया गया है क्योंकि इनकी Values मे ज्यादा अंतर नही है।

New Rule

Excel मे Cell Formatting हेतु पहले से बने कई Rules होते हैं जिसका प्रयोग हम सेल फॉर्मेटिंग के लिए कर सकते हैं लेकिन यदि हम चाहे तो स्वयं भी अपनी इच्छा अनुसार Cell Formatting के लिए Rules बनाकर उसका प्रयोग कर सकते हैं और चाहे तो अपने बनाए Rules को हटा सकते है।

Clear Rules

इस Option का प्रयोग Cell Formatting को Clear करने के लिए करते है

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