MS Excel Home tab in Hindi - MS Excel Home Tab की संपूर्ण जानकारी
Microsoft Excel का Home Tab किसी भी प्रकार के Excel कार्य का शुरुआती बिंदु है जिसमे कई Features और Tools होते है। इसमें data को edit और format करने के लिए जरूरी tools होते हैं। इसमें font, text size और color बदलने के विकल्प होते हैं।
आप इसमें text को align करना , borders जोड़ना और numbers को format करना जैसे कार्य कर सकते हैं। इसमें copy, paste, और cut विकल्प भी होती है। आप rows और columns को आसानी से insert या delete कर सकते हैं।
Home tab, sorting, filtering, और data को highlight करने में मदद करता है। यह सबसे ज्यादा उपयोग किया जाने वाला tab है क्योंकि यह data entry और formatting को सरल और तेज बनाता है।
आइए हम एक एक करके सारे Groups को सीखते है
MS Excel Home Tab में निम्न Groups होते है।
Clipboard Group
MS Excel Home Tab के Clipboard Group में निम्न Commands Buttons होते है।
Cut
किसी Cell के Text, Range या पूरे Worksheet के Text को उसी Worksheet मे कही भी ले जा सकते या अन्य Workbook के किसी Worksheet मे ले जाने हेतु Cut Option का प्रयोग करते है।
Copy
इस Command की सहायता से आप किसी Cell के Text, Cell Range या पूरे Worksheet के Text को उसी Worksheet मे कही भी Copy कर सकते है या अन्य Workbook के किसी भी Worksheet मे Copy कर सकते है।
Paste
Cut या Copy करने के बाद Paste करने हेतु इस Command का Use करते है।
Paste Special
इस Command की सहायता से हम Cell के Contents, Formula, Column Width, Format आदि की Copy कर सकते है
Paste Special का प्रयोग निम्न प्रकार से करे।
Formula की Copy करना
इसमे केवल Cell की Formula Copy होगी उसकी Value नही ऐसा करके उस Formula को दूसरे स्थान पर Use भी कर सकते हैं।
इस कार्य को निम्न प्रकार से करे
i) उस Cell को क्लिक करें जिसमें फार्मूला उपस्थित है जिसे Copy करनी है
ii) अब Ctrl+C Press करे।
iii) Cursor को उस Cell पर रखें जहां फार्मूला लानी है।
iv) Clipboard Group से Paste Special पर क्लिक करे या Right Click कर Paste Special को चुने।
v) Paste Special Dialog Box प्रदर्शित होगा।
vi) Formula Radio Button को Select करे।
vii) अब आपको 0 दिखाई देगा जो वास्तव में एक Formula है आप चाहे तो Formula bar मे देख सकते हैं।
viii) अब यह Formula वही कार्य करेगा जिसके लिए इसे हमने बनाया था।
Formats की Copy करना
यह Command उस समय उपयोगी है जब हम एक ही प्रकार की फॉर्मेटिंग को बार-बार करना चाहते है
इसमे केवल Cells या Range की Formatting की Copy होगी न की उसका Contents
इस कार्य को निम्न प्रकार से करे।
i) उस Cells या Cell Range को क्लिक करें जिसके Formatting की Copy करनी है।
ii) अब Ctrl+C Press करे।
iii) Cursor को उस Cell पर रखें जिस स्थान पर Formatting करनी है।
iv) Clipboard Group से Paste Special पर क्लिक करे या Right Click कर Paste Special को चुने।
v) Paste Special Dialog Box प्रदर्शित होगा।
vi) Formats Radio Button को Select करे।
v) आपको Same Formatting दिखने लगेगी
Column Width की Copy करना
जब हमें एक ही प्रकार का Width वाला टेबल बार बार बनाना होता है उस समय यह Command बहुत ही उपयोगी है
इस कार्य को निम्न प्रकार से करे।
i) उस Cells या Cell Range को क्लिक करें जिसके Column Width की Copy करनी है।
ii) अब Ctrl+C Press करे।
iii) Cursor को उस Cell पर रखें जिस स्थान पर Column width की Copy करनी है।
iv) Clipboard Group से Paste Special पर क्लिक करे या Right Click कर Paste Special को चुने।
v) Paste Special Dialog Box प्रदर्शित होगा।
vi) Column Width Radio Button को Select करे।
v) आपको उसी Column Width की Table दिखाई देने लगेगी
Format Painter
जब हम किसी Text में किए गए फॉर्मेटिंग का प्रयोग अन्य Text के लिए करना चाहते हैं या उसकी कॉपी करना चाहते हैं तो तो इसके लिए फॉर्मेट पेंटर का उपयोग किया जाता है इसके लिए
i) पहले से फॉर्मेटिंग किए हुए Cells को Select करें।
ii) Format Painter पर Click करे।
iii) बिना Formatting किए गए Cells के ऊपर Mouse की सहायता से drag करे आप देखेंगे कि इसमें भी वही Formatting हो जायेगा जो पहले वाले Cells या Cell Range मे था।
Font Group
अपने Worksheet मे Text को सजाने संवारने हेतु इसमे निम्न Commands देखने को मिलते है।
Font and Font Size
यदि हम Text के Font तथा उसके Size मे बदलाव चाहते है तो इस Command का प्रयोग करते है।
Increase and Decrease Font Size
इस Command के द्वारा आप अपने Font की Size को आवश्यकतानुसार कम ज्यादा कर सकते है।
Bold/Italic/Underline
Text को Dark करने तिरछा करने और उसके नीचे Underline लाने हेतु इस Option का प्रयोग करते है।
Fill Color
यदि हम अपनी Cells के Background को Color करना चाहते हैं तो इस Option का प्रयोग करते है।
Font Color
इसका प्रयोग करके हम टेक्स्ट को मनचाहा Color दे सकते हैं।
Border
Cell के चारों ओर Border Set करने इसमें बहुत सारे Borders के अलग अलग Format होते है जिसका प्रयोग करके हम Cells के Top, Bottom, Left, Right, Inside, Outside मे पतला या मोटा Border लगा सकते है।
Alignment Group
Cell के Text के Horizontal (Left, Center, Right) तथा Vertical (Top, Middle, Bottom) alignment को बदलने हेतु Align Option का प्रयोग करते है।
Orientation
इस Command का प्रयोग करके Cell के Text को किसी भी Direction या Angle मे घुमा सकते है।
Increase & Decrease Indent
यह Command Indent बढ़ाने और घटाने के लिए प्रयुक्त होता है।
Wrap Text
जब हम Text Type करते हैं तो वह अगले Cell मे चला जाता है लेकिन हम चाहते हैं की Text उसी Cell में रहे तो इसके लिए Wrap Text कमांड का Use करते हैं।
इसके लिए cell को select कर Wrap Text option को select करे। आप देखेंगे कि cell में आप जो भी type करेंगे यह उसी cell में रहेगा और उससे बाहर नहीं जाएगा।
Merge & Center
जब हम कई Cells को मिलाकर एक Cell बनाना चाहते हैं तथा उसके Text को Center align करना चाहते हैं तो इस Command का प्रयोग करते है।
इसके लिए जितने Cells को merge(मिलाना) करना चाहते हैं उसे select करे और Merge & Center bitton पर click करे। आप देखेंगे कि सारे cells मिलकर एक cell हो गए हैं
Number Group
इस Group के अंतर्गत पाई जाने Commands आपको Cell Format हेतु विभिन्न Option जैसे Number, Currency, Date, Time, Percentage आदि Format की सुविधा देते है।
Number
इसका Use Numeric Data को Formatting करने हेतु किया जाता है जैसे संख्या मैं Decimal का प्रयोग कितनी Digit के बाद या पहले करना है,Number लिखने की पद्धति Indian होगी या International
Currency
इस Format का Use करके किसी भी Values मे Currency चिन्ह Add कर सकते है।
Accounting
यह Command Accounting हेतु अलग अलग Number Format उपलब्ध कराता है जिसमें Decimal तथा Currency चिन्ह सम्मिलित होते है।
Short and Long Date
Cell या Range मे उपस्थित Date को Short अथवा Long Format मे बदल देता है
Short Date - 11/2/2022
Long Date - Tuesday,November 01,2022
Time
Cell या Range मे उपस्थित Time को Format कर सकते है
Example 10:30 PM, 22:30
Percentage
यह Format Numeric Value मे Percentage चिन्ह Add कर देता है।
Fraction
यदि आप Number या Digits मे Decimal के स्थान पर Fraction लिखना चाहते है तो इस कमांड का प्रयोग करें जैसे 123.506 को 123 1/2 मे बदल देगा।
Scientific
यह Option किसी भी Number को Exponential Notation मे दर्शाता है जैसे 127865432 को 1.28E+08 मे दिखायेगा
Styles Group
इसमे निम्न Commands होते है।
Conditional Formatting
जब हम बड़े डेटाबेस के साथ कार्य करते है तब हम इस Command का प्रयोग करके अपने Database मे कंडीशन लगाकर फॉर्मेटिंग करते हैं ताकि हम किसी भी डाटा को आसानी से ढूंढ सके या देख सके
Format as Table
इस Command का Use करके आप अपने Data Range को पहले से Design या Format किए गए आकर्षक Table में Convert कर सकते और चाहे तो हटा भी सकते हैं।
Cell Styles
यदि आप को Cell को फॉर्मेट करना चाहते हैं तब Cell Styles Command आपको पहले से फॉर्मेट किए गए Cell Format की Gallary देता है आप अपने Cell हेतु मनचाहा Format चयन कर सकते हैं और चाहे तो खुद भी सेल के लिए Style निम्न प्रकार से सकते हैं।
i) Cell Styles को Select कर List से New Cell Styles पर Click करे।
ii) Style Name Text Box मे अपने Cell Style हेतु नाम Type करे।
iii) Format Button पर Click कर वांछित Formatting चुने।
iv) Style Include के अंतर्गत आवश्यकतानुसार अपने Cell Style हेतु Option को चुने।
v) Ok पर Click करे।
Cells Group
इस Group मे 3 Commands होते है जो निम्न है।
Insert
यह Command आपको अपने Worksheet मे Cell, Row, Column तथा Sheet Insert करने की सुविधा देता है इस कार्य हेतु आपको Cursor को उचित Cell मे रखना पड़ता है।
Delete
यह Command आपको अपने Worksheet मे Cell, Row, Column तथा Sheet को Delete करने की सुविधा देता है इस कार्य हेतु आपको Cursor को उचित Cell मे रखना होता ताकि उसी Cell और उससे संबंधित Row या Column को Delete किया जा सके।
Format
इस कमांड की सहायता से Row और Column की Height और Width को बढ़ाया या घटाया जाता है उन्हें Hide या Unhide किया जा सकता है
इसमे निम्न Options होते है
Cell Size
Rows की Height या Column की Width बढ़ाने हेतु उन Rows headings या Column headings को चुने तथा Row Height या Column Width Option को Select करे ऐसा करने पर Row Height Box या Column Width Box प्रदर्शित होगा आवश्यकतानुसार माप डालकर Ok Button Press करे।
Visibility
जिस Rows या Columns को छुपाना चाहते है उन्हे उनके Headings के माध्यम से Select करे तथा Hide Option को चुने और वापस लाने हेतु Unhide Option को चुने।
जब हम उन Rows या Column को Hide कर देते है तब यद्यपि वे दिखाई नही देते परन्तु इनमे उपस्थित Data पहले की भांति गणना कार्य मे भाग लेते हैं।
Organize Sheet
इसमे निम्न Option होते है।
Rename Sheet
जिस Sheet का नाम बदलना चाहते हैं उस पर क्लिक करें तथा Rename Sheet Option को चुने अब Sheet के लिए उपयुक्त नाम टाइप करें और Enter Key Press करे।
Move or Copy Sheet
इस Option की मदद से हम Sheet को एक Workbook से दूसरे Workbook मे कॉपी या Move निम्न प्रकार से कर सकते हैं।
i) दो Workbook खोले पहला Source Workbook जिसके Sheet को Move या कॉपी करनी है दुसरा Destination Workbook जहां पर Sheet को ले जानी है।
ii) अब Source Workbook के उस Sheet को Select करे जिसे Move या Copy करनी है।
iii) अब Move or Copy Option पर क्लिक करें या Right Click कर Move or Copy Option को चुने Move or Copy Box प्रदर्शित होगा।
iv) To book के अंतर्गत Destination Workbook को Select करें।
v) Before Sheet के अंतर्गत उस Sheet को चुने जिसके पहले आप Sheet को लाना चाहते हैं।
vi) Sheet को Move के बदले Copy करने के लिए Create a copy Check Box पर Click करे।
vii) Ok पर Click करे।
Protection
इसमें निम्न Options होते है
a) Protect Sheet
इस Option का प्रयोग करके हम अपने Sheet को Password डालकर Protect कर सकते है ताकि कोई हमारे Sheet के साथ छेड़छाड़ न करे।
इस Option पर क्लिक करते ही Protect Sheet Dialog Box प्रदर्शित होता है
इसमें हम Password डालते है तथा बिना Password के कार्य (जैसे Selected locked cells, Format cells, Insert rows या columns आदि) न होने हेतु उनके Check Box को Select करना होता है।
अब Ok पर Click करे तथा Confirm Password Box मे पुन वही Password डालकर Ok पर Click करे
b) Lock Cell and Format Cells
जब हम Protect Sheet Option के द्वारा Password डालकर Sheet को Protect कर देते है तब ये दोनो Option Inactive हो जाते जब तक की हम इसे Unprotect न कर दे।
Editing Group
इसमे निम्न Commands होते है।
Autosum
जब आप किसी Column या Row की Values को Add करना चाहते है या Average निकालना चाहते या उसे Count करना चाहते है या उन Values की Maximum Number और Minimum Number का पता लगाना चाहते है।
तब इन सभी कार्यों को बिना Formula या Funtion Type किए आप आसानी से Autosum के अंतर्गत उपस्थित Option जैसे Sum, Average, Count, Min, Max आदि के मदद से कर सकते है केवल आपको Cells की Values को Select करे वांछित Option को Click करना है।
Fill
यह ऐसे डाटा को जो क्रम मे होता है अपने आप ही Fill कर देते है इससे हमारा कार्य आसान हो जाता है और हमे Type करने की जरूरत नही पड़ती इसे Autofill के नाम से भी जानते है
इसमे कुछ Options होते है
I) Down, Right, Up and Left
इनके द्वारा हम डाटा Filling का Direction बताते है कि Data को कहा Fill करना है जैसे नीचे या ऊपर की ओर या दाई या बाई ओर
II) Series
i) इस Option को Click करते ही Series Box प्रदर्शित होगा
ii) आवश्यकतानुसार Options चुनकर Ok पर Click करे।
Clear
इस Command के द्वारा आप Cell की Formatting, Cell Contents, Comment को Clear कर सकते है आप चाहे तो Cell Contents और उसकी Formatting दोनो को या केवल एक एक को Clear कर सकते है।
Sort &Filter
यह Excel का उपयोगी Command है जो User द्वारा बहुत ही प्रयोग मे लाया जाता है।
Sort Command
यह Data की List को एक क्रम (Ascending या Descending Order) मे व्यवस्थित करता है यह Data कोई भी Number, Date, या Text हो सकता है
इसमें निम्न Options होते है।
I) Sort A to Z & Sort Z to A
Data List को Select कर जब आप इस Option पर क्लिक करते हैं तो Data Ascending Order या Descending Order में हो जाता है।
II) Custom Sort
इसका प्रयोग निम्न प्रकार से करें।
i) इस Command पर Click करते ही Sort Dialog Box प्रदर्शित होता है।
ii) Sort by Drop down List से Field का नाम जैसे Item, Region, Order मे से किसी एक को चुने जिसके आधार पर आप Sorting करना चाहते हैं।
iii) Sort on Drop down List से किसी एक को चुने।
iv) Order Drop down List से कोई भी Data List हेतु आवश्यकतानुसार कोई भी Order (Ascending या Descending) चुने
Filter Command
यह Command Data के उन Records या Range को प्रदर्शित करता है जो Set किए गए Criteria (मापदंड) को पूरा करते है और जो Criteria पूरा नहीं करते ऐसे Data Records छिपा दिए जाते हैं।
इसे हम उदाहरण से समझते हैं
मान लीजिए हमने एक Database बनाया है जिसमें तीन Fields Items, Region तथा Order है
अब Filter Command का प्रयोग निम्न प्रकार से करे।
i) Cursor को कोई भी Field मे रखे।
ii) Sort & Filter के ड्रॉप डाउन List से Filter Option पर क्लिक करें
iii) प्रत्येक Field Name के Side में एक Drop down arrow दिखाई देती
है
iv) अब Items Field के Drop down arrow पर Click कर Printer को चुने।
v) ऐसा करने से केवल Printer से संबंधित Records प्रदर्शित होंगे और बाकी के Records छिपा दिए जाएंगे
Custom Filter का Use करना (Numeric Data के लिए Filter Command का प्रयोग करना)
i) Order Field के Drop down arrow पर Click कर Number Field के अंतर्गत Custom Field को चुने
ii) Custom Autofilter Dialog Box प्रदर्शित होगा
iii) ऊपर Image मे दिखाए गए Option को Select करे या आप अपनी इच्छा अनुसार कोई भी Option चुने।
iv) अब आप देखेंगे कि 890 से ज्यादा और 6500 से कम Order वाले ही Records ही प्रदर्शित होंगे।
Find & Select
इसमे निम्न कमांड बटन है।
i) Find
इस Option का प्रयोग अपने Worksheet में किसी टेक्स्ट या नंबर को ढूंढने के लिए किया जाता है इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए Find Option को Click करे।
अब Find Box मे Find What Text box मे वह शब्द Type करे जिसे ढूंढना है Enter Key Press करे या Find button को Click करते रहे।
ii) Replace
इस Option का प्रयोग अपने Worksheet में किसी टेक्स्ट या नंबर को Replace करने के लिए किया जाता है इस ऑप्शन को प्रयोग करने के लिए Replace Option को click करे।
अब Replace Box मे Find What Text box मे वह शब्द Type करे जिसे Replace करना है तथा Replace With Text box मे वह शब्द Type करे जिसके साथ Replace करना है।
अब Replace या Replace All Button को Click करे Replace button पर Click करने पर टेक्स्ट एक-एक करके रिप्लेस होगा लेकिन Replace All करने से पूरे डॉक्यूमेंट मे Text एक बार में ही Replace हो जाएगा।
Practice Time
A) Formatting Text और Numbers को Format करना:
1) निम्न Columns के साथ एक टेबल का निर्माण करें।
Name, Marks, Grade
2) Table में निम्न प्रकार से Data enter करे।
| Name | Marks | Grade |
|-----------|--------------|-------|
| Rohit | 85 | A |
| Tarun। | 90 | A+ |
| Arul | 78 | B |
| Ravi | 60 | C |
| Vikash। | 75 | B |
| Nikhil। | 95 | A+ |
| Anil | 72 | B |
3) Headings के लिए Bold, तथा Underline का उपयोग करे।
4) सभी columns के text को center-align करे।
5) Marks को Number Format में बदले तथा decimal places के लिए 2 set करे।
B) Row Height और Column Width को बदले
1) Home tab से Cells group के अंतर्गत Format option को select कर ऊपर के Table में Row height को 20 तथा Column width को 15 set करे।
2) उसके बाद AutoFit Column Width option को apply करे।
3) अपने sheet को जिस पर आपने Table बनाया है उसे Rename कर Student नाम दे
4) अब Student नामक sheet को Copy कर अन्य workbook में ले जाए
5) अपने Student नामक sheet को एक Passward डालकर protect करे।
C) Conditional Formatting को apply करना
जो students 80 से कम marks लाए है उसे Red, colour से highlight करे
D) Borders और Fill Color का उपयोग करना
1) Font group के Borders dropdown से All Borders option को select करे
2) Background के लिए Fill Color के अंतर्गत कोई भी मनचाहा light colour select करे।
E) Table को copy करे और उसे दूसरे sheet पर ले जाकर Paste करें।
F) Data को Sort तथा filter करना
1) Table से Marks column को Descending order में sort करे। इसके लिए Editing group से Sort button को select करे
2) Marks column की value जो 80 से ज्यादा है उसे filter करे। इसके लिए filter button का use करे।
3) जो "B" grade वाले Students है उसे filter करे।
G) Find और Replace उपयोग करना
Grades column में जितने "A" grades वाले है उन्हे "Excellent" में replace करे।
H) Format Painter का उपयोग करना
Name column के text को bold करे और उसे light blue से fill करे। ऐसा करने के बाद Name column को select कर format painter पर क्लिक करें और उसी formatting को Grade column पर लागू करे।
I) Table Styles का उपयोग करके एक Table का निर्माण करना
Format as Table में predefined table style में से किसी एक sytle का उपयोग कर table का निर्माण करे और "Header Row" के check box को enable करे।
J) Rows और Columns Insert करना
"Subject" between "Name" और "Marks." column के बीच subject column insert करे।
K) Cell Styles, apply करना
Grade column को select कर styles group से Good या Bad cell style को select करे।
MS Excel के सभी Tabs को सीखें
0 टिप्पणियाँ