MS Excel Page Layout Tab ऐसे Options रखता है जिसका उपयोग आप अपने Worksheet की Theme Set करने, Margins निर्धारित करने, Header and Footer Add करने, Worksheet हेतु Print area तथा वह कैसे Print होगा इत्यादि कार्य करने मे कर सकते है
MS Excel Page Layout Tab में निम्न Groups होते है
Thems Group
MS Excel Page Layout Tab के इस Group के अंतर्गत आपको अपने Workbook की पूरी Sheets या Worksheets के Theme को बदलने हेतु निम्न Commands मिलेंगे
Theme
इस पर क्लिक करते ही आपको पहले से बने बनाए सुंदर Themes की List दिखाई देगी जिस पर क्लिक करके आप अपने Workbook के Worksheets के लिए Theme Set कर सकते है।
Color
इस पर क्लिक करते ही आपको पहले से बने Color का Set दिखाई देगा आप अपने Theme के लिए मनचाहा Color Set का चयन कर सकते हैं।
Font
इस Option पर क्लिक करके आप अपने Theme हेतु Font Style चुन सकते है।
Page Setup Group
MS Word की अपेक्षा MS Excel मे Printing थोड़ा मुश्किल होता है अत: यह Group हमें वर्कशीट के Setup हेतु कमांड उपलब्ध कराते हैं ताकि हम अपने वर्कशीट को Customize कर आसानी से प्रिंटिंग कर सके
इसमें निम्न Commands होते हैं।
Margin
इस पर क्लिक करते ही पहले से बने मार्जिन के सेट जैसे Normal, Wide, Narrow आदि होते है का चयन कर सकते हैं अगर आप स्वयं ही अपने Worksheet के लिए मार्जिन Set करना चाहते हैं तो Custom Margin पर क्लिक करें Custom Margin Dialog Box मे अवश्यकतानुसार Top, Bottom, Left, Right, Header तथा Footer हेतु Margins Enter करे।
Orientation
इसका प्रयोग हम Page की Orientation Portrait (Page लंबा होगा) तथा Landscape (Page की चौड़ा होगा) बदलने के लिए करते हैं।
Size
इस Option पर क्लिक करते ही आपको अपने Page हेतु Page Size जैसे Letter, Legal, A4, A5, Executive, A6 आदि की List दिखाई देगी आप आवश्यकतानुसार अपने Page हेतु Page Size चुन सकते हैं।
Print Area
मान लीजिए मुझे एक बड़ी Worksheet के कुछ भाग को ही प्रिंट करना है तब मैं उतने भाग को Select कर Print Area Option पर क्लिक करने से केवल इतना ही भाग प्रिंट होगा।
Breaks
जब हम Worksheet को देखते हैं तो हमें समझ नही आता कि Worksheet का कितना भाग प्रिंट होगा जब हम Breaks Option का प्रयोग करते हैं तब ये Sheets अलग अलग Page मे Divide हो जाता है जिससे प्रिंटिंग करने में आसानी होती है।
Background
इस Option का प्रयोग कर हम अपने वर्कशीट के बैकग्राउंड में कोई भी इमेज लगाकर और आकर्षक बना सकते हैं और उसकी प्रिंटिंग भी कर सकते हैं।
Print Titles
इस Option के द्वारा आप अपने Sheet के प्रत्येक Page हेतु Row Heading और Column Heading को Print कर सकते है
इसका प्रयोग निम्न प्रकार से करे
i) अपने Data Sheet को खोले
ii) Page Layout Tab से Page Setup के अन्तर्गत Print Titles Option को Select करे
iii) Page Setup Dialog Box प्रदर्शित होगा
iv) अब Print titles Section के अन्तर्गत Row to repeat at top तथा Column to repeat at left के Collapse Buttons का प्रयोग करके Data Sheet से Row Heading तथा Column Heading के Range को जो आपने बनाया है Select करे जिसे आप अपने हर Page मे Row Heading और Column Heading के रूप मे Print करना चाहते है।
v) Ok पर Click करे।
Scale to Fit Group
इस Option का प्रयोग उस समय किया जाता है जब Print होने वाला Data Page से बाहर हो रहा है और आप Data को उसी Page मे Print करना चाहते है
इसमे निम्न Command होते है।
Width
इस Option के द्वारा आप Print होने वाले Output Page की Width को Shrink कर ज्यादा Pages को Print करवा सकते है।
Height
इस Option के द्वारा आप Print होने वाले Output Page की Height को Shrink कर ज्यादा Pages को Print करवा सकते है।
Scale
यह By Default 100% रहता है जब Data पेज मे न आ रहा हो तब इसके Percent को कम करना रहता है जब तक Data उस Page मे पूरी तरह से न आ जाए लेकिन ध्यान रहे Percent ज्यादा कम नही होना चाहिए नही तो Data Clearly दिखाई नही देगा।
Sheet Options Group
इस Group मे Gridlines तथा Headings को देखने और Print करने हेतु निम्न Commands होते है।
Gridlines
जब आप Gridlines के View तथा Print Options के Check Box को Select करते है तब Gridlines Sheet मे दिखाई देगी और Print भी होगी और Check Box को Clear करने से दोनो कार्य नही होगा।
Headings
जब आप Headings के View तथा Print Options के Check Box को Select करते है तब Row और Column Headings Sheet मे दिखाई देगी और Print भी होगी और Check Box को Clear करने से दोनो कार्य नही होगा
Practice Time
A) Themes group
1) Themes button पर click कर Metro themes को चुनें
2) Colors के लिए Flow, Fonts के लिए Office Classic तथा Effects के लिए Paper को चुने
B) Page Setup group
1) Margins button को click कर Wide option को चुने।
2) Custom Margins को select करे निम्न margins set करे
Left - 0.9 Right - 0.9
Top - 0.65 Bottom - 0.65
Header - 0.4 Footer - 0.4
उपरोक्त कार्य करने के बाद इसका PrintPreview देखें।
2) Orientation में Landscape को चुने
3) Size में DL को select करे
4) Print Area option का use कर Print Area, set करे।
5) 24 number के Row headings को select कर Insert Page Break option को चुने।
6) E column headings को select कर Insert Page Break option को चुने।
7) उपरोक्त कार्य करने के बाद इसका PrintPreview देखें। तथा Remove Page Break को select कर उन Page Break को Remove कर दे , जिसे आपने बनाया है।
8) अपने Sheet में background लगाए।
9) Print Titles में नीचे दिए Table के Rows headings(Name,Mark, Grade) को Print करे।
| Name | Marks | Grade |
|-----------|--------------|-------|
| Rohit | 85 | A |
| Tarun। | 90 | A+ |
| Arul | 78 | B |
| Ravi | 60 | C |
| Vikash। | 75 | B |
| Nikhil। | 95 | A+ |
| Anil | 72 | B |
> Print Titles का Use करने के लिए ऊपर के Data में कम से कम 100 Records और जोड़े
> उसके बाद Print Titles button को select करे। अब Page setup dialog box में Rows to repeat at top के Text box के right side Collapse Dialog button या Select range button को click करे।
> Click करने के बाद अपने Table के Row headings को select करे( Name से नही लेकिन Row headings (1) )
> अब पुन: Collapse Dialog button को click करे आप देखेंगे कि आपने जो select किया था वह Rows to repeat at top के Text box में दिखाई देगा।
> अब Ok पर Click कर Preview देखने से हर page में आपको Row headings दिखाई देगा। इसी कार्य को आप Column headings के लिए भी कर सकतें है।
C) Scale to Fit group
इसे करने के लिए आपके पास worksheet में ज़्यादा Data होना चाहिए जो Normal Print area से बाहर तक जाए। Data worksheet के Right side और नीचे भी होना चाहिए।
Width: इसमें 2 pages को select करे।
ऐसा करने से Worksheet में अगर Right side 4 pages होगा तो वह 2 pages में adjust हो जायेगा
Height: इसमें 1 pages को select करे।
ऐसा करने से Worksheet में अगर नीचे की ओर 2 pages होगा तो वह 1 pages में adjust हो जायेगा
Scale: इसमें 85% select कर आप manually भी pages को adjust कर सकते है।
D) Sheet option group
Gridlines और Headings को print करे।
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