MS Excel Data Tab in Hindi - MS Excel Data Tab की संपूर्ण जानकारी


MS Excel Data Tab Excel मे External Source से Data Import करने तथा Data को Sorting, Filtering तथा Analysis करने की सुविधा देता है
MS Excel Data Tab में निम्न Groups होते है


Get External Data Group

MS Excel Data Tab के इस Group हमे किसी अन्य Data Source जैसे Access,Web,Text, Other Source से Data Excel मे Import करने की सुविधा देता है
इसमे निम्न Commands होते है
a) From Access
b) From Web
c) From Text
d) From Other Sources
e) Existing Connection

From Access

इस Command की सहायता से MS Access के Data को Excel मे निम्न प्रकार से Import कर सकते है

i) Data Tab के Get External Data Group से From Access Command को Click करे।

ii) Import Data Dialog Box प्रदर्शित होगा वांछित File को Select कर Open बटन पर Click करे


iii) अब Import Box प्रदर्शित होगा 

इस में यह बताना होता है की Access से प्राप्त Data को कैसे देखना है और उसे कहां Insert करना है आवश्यकतानुसार Option चुने और Ok पर Click करे

From Web

i) Data Tab के Get External Data Group से From Web Command को Click करे।

ii) New Web Query Dialog Box प्रदर्शित होगा Address Text Box मे उस Web Page का URL (जैसे https://computerehub.com) Type करे जिसे आप Excel मे Import करना चाहते है।

iii) Go Button पर Click करते ही उस URL से सम्बन्धित Web Page दिखने लगेंगे।

v)अब Import Button पर Click करे।

v) Import Data Box से Import होने वाले Data हेतु Worksheet को चुने 
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From Text

i) Data Tab के Get External Data Group से From Text Command को Click करे।

ii) Import Text Dialog Box प्रदर्शित होगा 
Text File को चुने जिसे आप Excel में Import करना चाहते है तथा Import Button पर Click करे।

iii) Text Import Wizard Dialog Box प्रदर्शित होगा Next पर Click करे।

iv) अब Delimiters के अन्तर्गत यह बताना है की Import होने वाले Contents मे Space हेतु क्या Use किया है आवश्यकतानुसार Option को चुने और Next पर Click करे।

v) अब Column Data Format के अन्तर्गत अपने data हेतु Format चुने और Finish पर Click करे।


vi) Import Data Box प्रदर्शित होगा

इसमें Data Import हेतु Worksheet चुने और Ok पर Click करते ही Data Import हो जायेगा।

From Other Sources

इस Command की सहायता से हम अन्य Sources जैसे SQL Server, Analysis Sevices आदि से Excel मे Data Import कर सकते है।

Existing Connection

इस Command की सहायता से आप Excel के Workbook मे External Source से Import किए गए Files को देख सकते है।


Connections Group

इसमे निम्न Commands होते है।

Refresh All

जब हमने External Source से Files Excel Workbook मे Import किया है जब हम उन External Files के Data मे कुछ बदलाव करते है तब यह बदलाव Excel के उस Files मे नही होता यदि हम उस बदलाव को Excel मे भी Update करना चाहते है उस स्थिति मे Refresh All Command का प्रयोग करते है।

Connection

यह Command Excel मे कौन कौन सी Files Attached है उसकी List दिखाता है जिसे हम Remove भी कर सकते है उसकी Property देख सकते है और New File Add भी कर सकते है।

Properties

यदि हम Excel मे उपस्थित Data पर Click कर यह जानना चाहते है कि यह Data कौन से File से सम्बन्धित है तो इसके लिए Property Command पर Click करते ही उस File से सम्बन्धित जानकारी मिल जाती है।

Edit Links

इस Command की सहायता से Excel Workbook मे Add सभी Links को देख सकते है Remove कर सकते है और Update भी कर सकते है।

Sort&Filter Group

इसमे निम्न Commands होते है
a) Filter
b) Clear
c) Reapply
d) Advanced

Data Tools Group

इसमे निम्न Commands होते है।

Text to Columns

i) Data को Select करे।

ii) Data Tab के Data Tools Group से Text Column Command को Click करे।

iii) Covert Text to Column Wizard प्रदर्शित होगा Next पर Click करे।

iv) अब Delimiters के अन्तर्गत यह बताना है की Import होने वाले Contents मे Space हेतु क्या Use किया है आवश्यकतानुसार Option को चुने।

v) Next पर Click करे अब Column Data Format के अन्तर्गत अपने data हेतु Format चुने।

vi) अब Data कहां Import करना है यह बताने हेतु Destination Option का प्रयोग कर Cell Range चुने 
v) Finish पर Click करे आप देखेंगे की Text अलग अलग Column मे आ गए है।

Remove Duplicate

i) Data को Select करे।

ii) Data Tab के Data Tools Group से Remove Duplicate Command को Click करे।

iii) Remove Duplicate Dialog Box प्रदर्शित होगा
iv) Column के अंतर्गत उस Column को चुने जिसका Duplicate Remove करना है जैसे REGION।

v) Ok पर Click करते ही Datasheet से Duplicate Values हट जाएंगे।

Data Validation

Datasheet मे गलत Value Type न करे उसे रोकने हेतु Data Validation Command का प्रयोग करते है
मान लीजिए हम चाहते है की Name Column मे केवल 3 से 15 के बीच केवल Characters ही Type किया जाय तो इसके लिए Data Validation का प्रयोग निम्न प्रकार से करे।

i) Name Column को Select करे।

ii) Data Tab के Data Tools Group से Data Validation Command को Click करे।

iii) Data Validation Dialog Box प्रदर्शित होगा

iv) Validation Criteria मे Allow के अन्तर्गत Whole Number को चुने।

v) Minimum तथा Maximum Text Box मे 0 और 100 Type करे।

vi) अब Input Message Tab पर Click करे तथा Title (Marks) और Input Message (Type only whole number...) आवश्यकतानुसार Text Type करे।

vii) Error Alert Tab पर Click करे और Style से Warning चुने Title मे Wrong Data और Input Message मे Do not type wrong value Type करे।

viii) Ok पर Click करे।

xi) Name Column के Cells पर Value Enter करते ही Data Validation जो Set किया गया है कार्य करने लगेगा

Consolidate

यह Command आपको एक Workbook के अलग अलग Worksheet मे उपस्थित Data को Combine करके एक Worksheet मे Result के रूप में देता है आप इन Worksheets मे उपस्थित Data को Combine करने हेतु कोई भी Functions Use कर सकते है।

उदाहरण के लिए हम January और Febuary के Orders को अलग अलग Worksheet मे है निम्न प्रकार से Combine कर सकते है।

i) Cell को Select करे जहां पर दोनो Datasheet को Combine या Consolidate करना है।

ii) Data Tab के Data Tools Group से Consolidate Command को Click करे।

iii) Consolidate Dialog Box प्रदर्शित होगा।
iv) Function के अंतर्गत आवश्यकतानुसार Function चुने जिसे आप अपने Datasheets मे लगाना चाहते है।

v) Reference Button का Use कर अपने Worksheet के Data को Select करे और Add Button पर Click करे इसी प्रक्रिया को प्रत्येक Datasheet के लिए दोहराए



vi) All References List Box मे Add  किए Datasheet Reference की List दिखाई देगी।



vii) Use labels in के अन्तर्गत आवश्यकतानुसार Labels पर Click कर Ok पर Click करे।

What-If-Analysis

इसमे निम्न Options होते है

Scenario Manager

Scenario Manager हमारे Data की Different Situation को Track करने में मदद करती है।

उदाहरण हम Febuary तथा March Months हेतु Saving के लिए निम्न प्रकार से Scenerio Manager का प्रयोग करते है।

I) Data Range को Select करे।

ii) Data Tab से Data Tools Group के अन्तर्गत What-if -Analysis Command से Scenario Manager Option को चुने।

iii) Scenario Manager Dialog Box प्रदर्शित होगा
iv) Add Button पर Click करे Add Scenario Box मे Scenario Name Text Box मे Name Type करे। जैसे Febuary Changing Cells मे Rationing तथा Extra expenses वाले Cells को Ctrl Key के मदद से Select करे और Ok पर Click करे।

Note: Febuary के पहले January का बनाए लेकिन Data को न बदले जैसे हमने Febuary और March हेतु बदला है

v) Scenario Box प्रदर्शित होगा इसमे आवश्यकतानुसार संभावित Data Enter करे Ok पर Click करे।


vi) Add Scenario Box मे अगला Scenario बनाने हेतु Scenario Name Text Box मे March Type करे और Ok पर Click करे।

vii) Scenario Box प्रदर्शित होगा इसमे आवश्यकतानुसार पुन: संभावित Data Enter करे Ok पर Click करे।

viii) अब Scenario Manager Box मे Scenario के अन्तर्गत हमारे द्वारा बनाई Scenario की List दिखाई देती है List से March को Select कर Show Button पर Click करे आप दिखेंगे की Saving की Amount Change हो गई है।


xi) जब हम Summary Button पर Click करते है तो Scenario Summary Box प्रदर्शित होता है।

Goal Seek

Goal Seek हमे Backwards Calculation करने मे मदद करता है याने की अगर हमारे पास Fixed Output है तो हम यह पता लगा सकते है की इनके लिए Input क्या होना चाहिए।

उदाहरण के लिए 5 लाख Loan Amount हेतु हमे 5052.76 EMI Pay करना है लेकिन हम केवल 3500 EMI हर Month Pay करना चाहते है तो हमारा Loan Amount कितना होगा इसका पता निम्न प्रकार से लगाते है।

i) Data Tab से Data Tools Group के अन्तर्गत What-if -Analysis Command से Goal Seek Option को चुने।

ii) Goal Seek Box प्रदर्शित होगा
iii) अब Set cells मे उस Cell को Select करे जिसकी Value बदलना चाहते है।

iv) To value मे वह Value Enter करे जितना आप चाहते है।

v) By changing cell मे उस cell को Select करे जिसकी Value को Adjust होना है।

vi) Ok पर Click करे

Data Tables

Data Tables हमे यह जानने मे मदद करती है कि अगर हम कोई Input Value को Change करेंगे तो Output Value कैसे Change होगी।

उदाहरण के लिए हम अलग अलग Months और Loan Amounts हेतु Data Table निम्न प्रकार से बनायेगे।

i) उस Data Range को Select करे जिसमे Data Table बनाना है।

ii) अब Data Tab से Data Tools Group के अन्तर्गत What-if -Analysis Command से Data Tables Option को चुने।

iii) Data Table Box मे Row Input cell तथा Column Input cell के लिए ऊपर से Months तथा Loan Amount के Values  Cells Address को Select करे और Ok पर Click करे।


iv) ऐसा करते ही निम्न प्रकार से बचे Cells मे EMI Insert हो जायेगा।

Outline Group

इसमे निम्न Commands होते है।

Group

इस Command का प्रयोग करके आप एक जैसे Data वाले Rows या Columns का Group बना सकते है इसके लिए उन Rows या Columns को Select करे तथा Outline Group के अन्तर्गत Group Command पर Click करे।

Ungroup

यदि आप बनाए गए Group को हटाना चाहते है तो Group किए Row या Column Cell को Select कर Ungroup Command पर Click करे।

Subtotal

Subtotal केवल दिए गए Cell Range Values का Total ही नही करता लेकिन यह अन्य Arithemetic Operations भी करता है इसका प्रयोग निम्न प्रकार से करे।

i) अपने Datasheet को Select कर Data Tab से Outline Group के अन्तर्गत Subtotal Command को Select करे।

ii) Subtotal Dialog Box प्रदर्शित होगा

iii) At each change in मे वह Field Name चुने जिसके आधार पर Subtotal करना है Use function मे अवश्यकतानुसार Function चुने तथा Add Subtotal to मे वह Field Name चुने जिसमें Subtotal Apply करना है।

iv) Ok पर Click करे आप देंखेगे की ITEMS के आधार Total किया गया है।

आप Minus(-) पर Click कर निम्न प्रकार से Customize कर सकते है
ऊपर केवल Mouse का Details है बाकि Details Hide की गई है।

Hide Details

यदि हमने Datasheet मे बहुत से Groups बनाई है और उसे छिपाना चाहते है तो उस Group के किसी भी Cell पर Click करे जिसे Hide करना है तथा Hide Details Command पर Click करते ही वह Group Hide हो जायेगा।

Show Details

यह Command Hide किए गए Group को Datasheet मे पुन: प्रदर्शित करता है

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