What is MS Access in Hindi - MS Access क्या है उनके Components, Features और Uses हिंदी में

What is MS Access in Hindi 

MS Access एक Relational Database Management System है जिसे Microsoft Company ने विकसित किया है यह MS Word MS Excel के समान MS Office Suit का ही एक Part है. MS Access Users को Database बनाने और उसका Manage करने की अनुमति देता है वास्तव मे Database संबन्धित Data का Collections है जो विभिन्न Tables में Store किए जाते है

MS Access आपको इन Tables को बनाने और Design करने की सुविधा देते है साथ ही आप इन Tables बीच Relationship स्थापित कर इन Tables के अलग अलग Data को एक साथ प्राप्त कर सकते है

Tables के साथ ही आप MS Access आपको Form बनाने और उसमे Data Enter करने के लिए एक सरल Graphical User Interface प्रदान करता है MS Access में Query Tool का Use कर आप Database से विशिष्ट Information को आसानी से प्राप्त कर सकते है

अतः MS Access कई Tools से सुसज्जित एक Powerful Database Management Application है जो आपको छोटे और बड़े दोनो स्तर का Database बनाने और उसे Manage करने में सक्षम बनाता है

Features of MS Access in Hindi - MS Access की विशेषताएँ

1) MS Access माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाई गई एक शक्तिशाली डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है, जिसका उपयोग करके आप डेटा को संग्रहीत कर सकते हैं और इसे अच्छी तरह से प्रबंधित कर सकते हैं।

2) यह एक सरल और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस प्रदान करता है ताकि उपयोगकर्ता को डेटा एकत्र करने और प्रबंधित करने में कठिनाई न हो।

3) MS Access, Table के साथ अन्य वस्तुओं जैसे Form, Report, Query और Module बनाने की सुविधा भी प्रदान करता है, जिसका उपयोग डेटा का विश्लेषण और प्रदर्शन करने के लिए किया जा सकता है।

4) MS Access का उपयोग छोटे और बड़े पैमाने पर डेटाबेस बनाने के लिए किया जाता है ताकि इसका उपयोग व्यक्तियों और संगठनों दोनों द्वारा किया जा सके।

5) MS Access आपके डेटा की सुरक्षा के लिए भी जिम्मेदार है; यह उपयोगकर्ता को अनधिकृत लोगों से डेटा तक पहुंच से बचने के लिए एक पासवर्ड सेट करने की अनुमति देता है।

History/Development of MS Access in Hindi

Microsoft Access एक लोकप्रिय Database tool है जो 1992 से Microsoft office में शामिल है। इसके विभिन्न संस्करण तथा इनके विकासक्रम निम्न है 
> Access 1.0 (1992): 
यह पहला संस्करण है जिसे Users के लिए Database कार्यों को सरलता से करने के लिए बनाया गया है।

> Access 2.0 (1994): 
इस संस्करण में महत्वपूर्ण विशेषताओं जैसे macros को जोड़ा गया है।

> Access 95: 
यह Windows 95 के साथ अच्छे से कार्य किया तथा बेहतर Tools प्रस्तुत किया।

> Access 97: 
इस संस्करण में Automatic task के लिए VBA (Visual Basic for Applications) को लाया गया।

2000 में , Access 2000, Access 2002 (XP), और Access 2003 संस्करण आए जिसमें नई विशेषताओं को जोड़ा गया तथा यह अन्य Office Programs के साथ बेहतर कार्य किया।

Access 2007, में User के कार्य करने के लिए एक नया interface और File format प्रस्तावित किया गया जिससे इसे उपयोग करना और आसान हो गया।

Access 2010 और Access 2013 संस्करणों में Cloud services के साथ कार्य करने तथा Data के बेहतर प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित किया गया।

बेहतर Web app विशेषताओं तथा Data tools के साथ Access 2016 और Access 2019 में सुधार जारी है

Use of MS Access - MS Access के उपयोग 

(1) संगठन का डेटाबेस
MS Access का उपयोग व्यावसायिक उपयोग के लिए डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। इस डेटाबेस में आप विभिन्न प्रकार की जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं, जैसे ग्राहक विवरण, बिक्री और खरीद रिकॉर्ड, चालान विवरण आदि।

2. व्यक्तिगत डेटा प्रबंधन
आप अपना व्यक्तिगत डेटा MS Access में भी संग्रहीत कर सकते हैं।

(3) शिक्षा से संबंधित आंकड़े
स्कूलों और संस्थानों में, MS Access का उपयोग छात्रों की व्यक्तिगत जानकारी, ग्रेड, शुल्क और विषय से संबंधित डेटा रखने के लिए किया जाता है।

(4) पुस्तकालय में
पुस्तकालय में, MS Access का उपयोग पुस्तकों से संबंधित जानकारी जैसे पुस्तकों की कुल संख्या, दी गई पुस्तकों की संख्या, उपलब्ध पुस्तकों आदि तक पहुँचने के लिए किया जाता है।

(5) कर्मचारी डेटा
MS Access का उपयोग किसी कंपनी या संगठन के लिए काम करने वाले कर्मचारियों से संबंधित जानकारी के लिए किया जाता है, जैसे कि वेतन, छुट्टी और व्यक्तिगत विवरण।

6) संपर्क विवरण
आप अपने व्यक्तिगत या व्यवसाय से संबंधित संपर्क विवरण, जैसे ईमेल, फोन नंबर, पता आदि को संग्रहीत करने के लिए MS Access का उपयोग कर सकते हैं।

Purpose of MS Access in Hindi- MS Access के उद्देश्य 

MS Access का उद्देश्य लोगों को आसानी से Data को Store, Organize तथा Manage करने में मदद करना है। यह आपको एक Database बनाने के लिए मदद करता है इसके लिए आपको इसमें दक्ष होने की भी जरूरत नहीं है।
आप MS access के साथ निम्न उद्देश्यों को पूरा कर सकते हैं।

1) Databases का निर्माण करना: 
सूचनाओं को संग्रहित करने के लिए टेबल का निर्माण करना जैसे Student details, Employee details
2) Data को संगठित करना: 
Data को एक क्रम में रखना।
3) Data को खोजना:
Conditions लगाकर वांछित Data की खोज करना।
4) Reports बनाना: 
अपने Dats के आधार पर Result देखने और अन्य के साथ उसे Share करने के लिए Reports, तैयार करना।
5) Forms का Use करना:
बड़ी आसानी से Data को Enter करने के लिए Forms का निर्माण करना

How does MS Access works in Hindi - MS Access कैसे कार्य करता है?

MS Access के कार्यों को समझने के लिए।निम्न Steps का Use करते हैं।

1)  Tables का निर्माण करना:
अपने Data  को Store करने के लिए आप Table का निर्माण करते हैं। प्रत्येक Table में Rows (Records) और Columns (Field) होते हैं उदाहरण के लिए Students  Table में ID, Name, Class , Grade आदि हो सकतें हैं।

2) Data Enter करना: 
Tables का निर्माण कर लेने के बाद आप उसमें Data enter कर सकते हैं उदाहरण के लिए आप सभी Students की विस्तृत जानकारी Enter कर सकते हैं।
 
3) Data को खोजना (Queries): 
अगर आप अपने Dat को देखना या कुछ पूछना चाहते हैं तो Oueries लगाकर ऐसा कर सकते हैं। जैसे आप उन Student का Grade देखना चाहते हैं जो A grade पाए हैं
"Show me all Students who got A grade." 
MS Access आपके लिए उस सूचनाओं को ढूंढेगा तथा उसे प्रदर्शित करेगा।

4) Forms का निर्माण करना:
 Forms आपको आसानी से डाटा देखने और जोड़ने में मदद करता है। आप Table में सीधे Data को Type करने के बदले सरल फॉर्म का Use करके सूचनाओं को Enter कर सकती हैं।

5) Reports का निर्माण करना: 
आप अपने डेटा को अच्छे से तथा व्यवस्थित तरीके से देखने के लिए का Report उपयोग कर सकते हैं। आप अपने रिपोर्ट को प्रिंट तथा अन्य लोगों के साथ share कर सकते हैं।
 

Components of MS Access in Hindi - MS Access के घटक

MS Access में निम्न Components होते है

Tables

MS Access में एक Table एक बुनियादी और महत्वपूर्ण वस्तु है जो Rows और Columns से बनी होती है और इसका उपयोग डेटा को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। तालिका की प्रत्येक Row को अभिलेख कहा जाता है, और इसके प्रत्येक Column को Field या Attribute कहा जाता है।

 प्रत्येक Field में विशिष्ट डेटा होता है जिसके लिए Data Type निर्धारित किया जाता है। मान लीजिए कि हमने Table के लिए 3 Fields लिए हैं, जैसे Name, DOB और Address, तो Table के लिए डेटा प्रकार क्रमशः Text, Date/Time और Text होंगे, और उसके अनुसार ही, डेटा रिकॉर्ड में प्रविष्ट किया जाएगा। एक बार Table में डेटा प्रविष्ट होने के बाद, आप उस डेटा को Edit, Delete और Update कर सकते हैं।

Forms

MS Access में, एक Form एक Object है जो उपयोगकर्ता को डेटाबेस के डेटा के साथ काम करने की अनुमति देता है। यह एक ग्राफिकल यूजर इंटरफेस तत्व है जिसके माध्यम से उपयोगकर्ता डेटाबेस के डेटा के साथ बातचीत कर सकता है। 

यह Tables या Queries के रिकॉर्ड को उपयोगकर्ता को व्यवस्थित तरीके से दर्ज करने, संपादित करने और प्रदर्शित करने के लिए प्रस्तुत करता है, जिससे उपयोगकर्ता के लिए डेटाबेस के साथ काम करना आसान हो जाता है।
उपयोगकर्ता विभिन्न Controls जैसे लेबल टेक्स्ट बॉक्स, कॉम्बो बॉक्स, रेडियो बटन आदि का उपयोग कर सकता है

इसमे जल्दी से Form बनाने के लिए एक पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट की भी सुविधा होती है।इसके अलावा, आप Form Wizard का उपयोग करके Table या Query के चयन के आधार पर एक Form बना सकते हैं। Form Wizard आपको Form बनाने के लिए चरणबद्ध मार्गदर्शन देगा, जिसके बाद आप आसानी से Form बना सकते हैं इसलिए हम कह सकते हैं कि MS Access में, Form, डेटा प्रविष्टि और प्रस्तुति में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

Queries

MS Access में, एक Query के माध्यम से, आपको डेटाबेस से आवश्यक डेटा मिलता है। इस प्रक्रिया में, Tables के मूल डेटा में कोई परिवर्तन नहीं होता है। क्वेरी आपको डेटाबेस की Tables में संग्रहीत डेटा के साथ कई कार्य करने की अनुमति देती है, जैसे कि डेटा को पुनः प्राप्त करना, हेरफेर करना और विश्लेषण करना। 

इन कार्यों को करने के लिए, डेटाबेस के विभिन्न Tables के Fields को Query Design View में चुना जाता है, और वांछित डेटा को Criteria लगाकर करके Filter किया जा सकता है ताकि आप आसानी से डेटाबेस से आवश्यक डेटा प्राप्त कर सकें।

SQL

 SQL(स्ट्रक्चर्ड क्वेरी लैंग्वेज) का उपयोग क्वेरी लिखने के लिए किया जाता है, या जो SQL नहीं जानते हैं वे क्वेरी डिज़ाइन व्यू का उपयोग करके आसानी से ऐसा कर सकते हैं।

Report

Microsoft Access में, Report Object का उपयोग Tables या Queries के डेटा को एक रिपोर्ट के रूप में प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है, जिसमें आप अपने डेटा को व्यवस्थित और सारांशित कर सकते हैं। यदि आप चालान, चिकित्सा रिपोर्ट आदि जैसे किसी भी दस्तावेज को पेशेवर रूप से देखना चाहते हैं। 

या किसी अन्य महत्वपूर्ण डेटा का संरचित प्रतिनिधित्व चाहते हैं, तो रिपोर्ट का उपयोग करना उपयोगी है। MS Access में, आप रिपोर्ट के Layout को Customize कर सकते हैं, हेडर और फुटर जोड़ सकते हैं, पेज नंबर डाल सकते हैं, Sorting और Filtering कर सकते हैं, 

और रिपोर्ट में लेबल, कॉम्बोबॉक्स और फॉर्म के समान टेक्स्ट बॉक्स जैसे विभिन्न नियंत्रण जोड़ सकते हैं ताकि रिपोर्ट जानकारीपूर्ण और पठनीय हो सके।

Macros

MS Access में, यदि हमें किसी कार्य को स्वचालित रूप से दोहराना है, तो हम इसके लिए एक मैक्रो ऑब्जेक्ट का उपयोग करते हैं, जो क्रियाओं या निर्देशों का एक सेट है। यह कोड लिखे बिना किसी कार्य को स्वचालित करने का एक सरल तरीका प्रदान करता है।

मैक्रो बिल्डर का उपयोग एक मैक्रो बनाने के लिए किया जाता है, जिसमें एक के बाद एक कार्यों को परिभाषित किया जाता है।

MS Access में, स्वचालित कार्यों को करने के लिए मैक्रो का उपयोग करना उपयोगी है, जो उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार करता है और डेटाबेस को अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने में मदद करता है।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि सरल और बुनियादी कार्यों को स्वचालित करने के लिए MS Access मैक्रोज़ का उपयोग करना अच्छा है, लेकिन यदि आपका डेटाबेस जटिल होता जा रहा है, तो आपको अपने डेटाबेस के अनुकूलन और कार्यक्षमता के लिए VBA (विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन) कोड पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है।

Modules

MS Access में, मॉड्यूल का उपयोग VBA (विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन) कोड लिखने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। यह मॉड्यूल एक कंटेनर की तरह काम करता है। VBA, जो एक प्रोग्रामिंग भाषा है, का उपयोग MS Access में स्वचालित कार्य बनाने और MS Access की कार्यक्षमता बढ़ाने के लिए किया जाता है।

मॉड्यूल आपको कोड लिखने की अनुमति देते हैं, और इस कोड के माध्यम से आप डेटाबेस, फॉर्म, रिपोर्ट और Controls के साथ Communicate कर सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप आप डेटाबेस के व्यवहार को अनुकूलित कर सकते हैं और MS Access में एक शक्तिशाली Application बना सकते हैं।

Advantages of MS Access - MS Access के फायदे

Microsoft Access के कई फायदे हैं
1) MS Access उन लोगों के लिए डेटाबेस बनाना और प्रबंधित करना आसान बनाता है जिनके पास बहुत अधिक तकनीकी ज्ञान नहीं है क्योंकि यह अपने उपयोगकर्ताओं को काम करने के लिए एक सरल और आसान इंटरफ़ेस प्रदान करता है।

2) MS Access के सरल Tools और पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट का उपयोग करके, उपयोगकर्ता जल्दी से एक डेटाबेस बनाने में सक्षम हैं।

3) MS Access, MS Office Suite में अन्य Programs के साथ अच्छी तरह से काम करता है, जैसे कि Excel, Word और Outlook, जिससे डेटा साझा करना और उनसे संबंधित जानकारी प्राप्त करना आसान हो जाता है।

4) MS Access, MS Office के साथ शामिल है आपको इसे अलग से खरीदने की आवश्यकता नहीं है, और यह सस्ता भी है, इसलिए अधिक लोग इसका उपयोग कर सकते हैं।

5) MS Access आपके डेटाबेस की सुरक्षा का भी ध्यान रखता है ताकि आप इसे नियंत्रित कर सकें और जान सकें कि इसे किसने देखा और बदला है।

6) MS Access का उपयोग एक समय में कई लोगों द्वारा किया जा सकता है, इसलिए यह लोगों को एक परियोजना पर काम करने की अनुमति देता है जिसे कई लोगों को एक साथ करना पड़ता है।

Disadvantages of MS Access in Hindi - MS Access की कमियां

MS Access की कुछ कमियां है जिसके बारे में हमे जानना चाहिए यह निम्न है
1) MS Access छोटे और माध्यम आकार के Business के Database को संभालने के लिए अच्छा है लेकिन जब ज्यादा मात्रा में Data को Handle करने की बात आती है तब MS Access का Use करना उचित नहीं है

2) यद्यपि MS Access Multiusers को Support करता है लेकिन कार्य करने वाले लोगों की संख्या बढ़ने पर Database को एक साथ Access कर पाना कठिन हो जाता है

3) MS Access आपके Data की उच्चस्तरीय सुरक्षा की गारंटी नहीं देता है

4) MS Access में Data को Store करने के लिए Files का Use किया जाता है जिसमे Data के खराब होने और खो जानें का डर बना रहता है

5) Database के बढ़ने और जब हमारे द्वारा जटिल Queries का Use किया जाता हैं तब MS Access या तो धीमा पड़ जाता है या Response करना कम कर देता है जो समय लेने वाला और परेशान करने वाला हो सकता है।

FAQ


एमएस में कितने प्रकार के डेटाबेस होते हैं?

एमएस में मुख्यतः दो प्रकार के डेटाबेस होते हैं।
1) Flat Database: 
यह Data को एक टेबल में स्टोर करता है। इसका उपयोग छोटे तथा सरल list जैसे Contact info के लिए अच्छा है।

2) Relational Database: 
यह कई Tables को रिलेशनशिप के द्वारा जोड़ता है। यह ज्यादा शक्तिशाली तथा जटिल डाटा मैनेजमेंट के लिए अच्छा है।

एमएस एक्सेस के उपयोग क्या है?/एमएस कितना उपयोगी है ?

एमएस एक्सेस के निम्न उपयोग है।
1) सूचनाओं को Tables में संग्रहित करने के लिए

2) Queries का उपयोग करके आप अपनी जरूरत के अनुसार सूचना प्राप्त कर सकते हैं।

3) Data के आधार पर आप रिपोर्ट का निर्माण कर सकते हैं तथा उसे प्रिंट भी कर सकते हैं।

4) फॉर्म्स का उपयोग करके आप सूचनाओं को आसानी से जोड़ तथा हटा सकते हैं।

5) आप टेबल को आपस में Connect करके दोनों Tables से सूचना एक साथ प्राप्त कर सकते हैं।

एमएस एक्सेस के प्रमुख घटक क्या है?

एमएस एक्सेस के प्रमुख घटक निम्न है
1) Tables
2) Queries
3) Forms
4) Reports
5) Macros
6) Module

एमएस एक्सेस में डाटा कितने प्रकार का होता है?

एमएस एक्सेस मे निम्न प्रकार के डाटा टाइप होते हैं
1) Text
2) Memo (Long Text)
3) Number
4) Date/Time
5) Currency
6) Yes/No
7) AutoNumber
8) OLE Object
9) Hyperlink
10) Attachment


एमएस एक्सेस में डाटा टाइप कहां होता है?

एमएस एक्सेस ने डाटा टाइप निम्न स्थानों उपलब्ध होता है।
1) Table Creation by Table Design:
 जब हम टेबल डिजाइन का उपयोग करके टेबल का निर्माण करते हैं तब हमें डाटा टाइप कॉलम मिलता है।

2) Table Design View: 
 जब हम टेबल को डिजाइन व्यू में खोलते हैं तब डाटा टाइप के लिए कॉलम मिलता है।


एक्सेस में key का क्या अर्थ है?

MS Access, में key एक field है जो एक टेबल के प्रत्येक रिकॉर्ड को पहचानने में मदद करता है।
कुछ मुख्य प्रकार के keys निम्न है

1) Primary Key: 
यह प्रत्येक रिकॉर्ड को अलग से पहचान के लिए एक Unique number या Code है कोई भी दो रिकॉर्ड के पास एक समान प्राइमरी key नहीं हो सकते।

2) Foreign Key: 
 यह एक टेबल को अन्य टेबल से लिंक करता है। यह दूसरे टेबल की प्राइमरी की को Point करता है।


एमएस एक्सेस में फील्ड क्या है?

एमएस एक्सेस में फील्ड एक टेबल में सूचनाओं का एक टुकड़ा है।
जो निम्न रूप में हो सकते हैं

1) Column in a Table: 
फील्ड एक टेबल के vertical parts है। प्रत्येक फील्ड के एक नाम होते हैं।

2) Data Types: 
फील्ड विभिन्न प्रकार के Data जैसे text, numbers, या dates को रखते है।

3) Record:
 एक फील्ड एक रिकॉर्ड के भाग है एक जो Table में full entry है।

एमएस एक्सेस में प्राइमरी की क्या है?

एमएस एक्सेस में प्राइमरी की एक फील्ड है जो प्रत्येक रिकॉर्ड को अलग से पहचान में मदद करते हैं।

1) Unique Values: 
 प्रत्येक प्राइमरी की की वैल्यू अवश्य ही अलग होना चाहिए दूरी रिकॉर्ड्स की वैल्यू एक समान नहीं होना चाहिए।

2) No Empty Values:
प्राइमरी की कभी खाली नहीं हो सकता प्रत्येक रिकॉर्ड को एक वैल्यू की जरूरत है।

3) Keeps Data Safe: 
 यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि प्रत्येक रिकॉर्ड यूनिक हो और उसे ढूंढने में आसानी हो।

4) Links Tables: 
 इसका उपयोग डेटाबेस में विभिन्न टेबल्स को कनेक्ट करने के लिए किया जाता है।


एमएस एक्सेस में कितने प्रकार के टेबल होते हैं?

एमएस एक्सेस में निम्न प्रकार के टेबल होते हैं।
1) Data Table: 
यह मुख्य टेबल है जो वास्तविक जानकारी जैसे Customee details या Product details आदि स्टोर करता है।

2) Lookup Table:
यह वैल्यूज की सूची संग्रहित करता है ताकि आसानी से Data entry किया जा सके।

3) Join Table: 
यह दो टेबल्स को कनेक्ट करता है। जैसे 
Many-to-many relationships 

4) Temporary Table: 
यह Data को अस्थाई रूप से स्टोर करता है।

5) System Table: 
ये पहले से बने Tables होते हैं जिसका उपयोग डाटाबेस स्ट्रक्चर को मैनेज करने के लिए किया जाता है।


एमएस एक्सेस में कितने प्रकार के फॉर्म होते हैं?

एमएस एक्सेस में निम्न प्रकार के फॉर्म होते हैं
1) Single Form: 
यह एक समय में एक ही रिकॉर्ड की details प्रदर्शित करता है।

2) Continuous Form: 
यह एक सूची में कई रिकॉर्ड्स को प्रदर्शित करता है।

3) Datasheet Form: 
यह टेबल के समान दिखाई देता है जो कई रिकॉर्ड्स को एक ग्रिड के रूप में प्रदर्शित करते हैं

4) Split Form: 
यह एक Single form और एक Datasheet को मिलाकर दिखाता है।

5) Modal Form: 
Users को वापस जाने से पहले इसे समाप्त करना आवश्यक है।

6) Subform: 
संबंधित जानकारी को दिखाने के लिए एक फार्म के अंदर अन्य फॉर्म होते हैं।


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