MS Access में Form एक ऐसा Object है जो User को Data के साथ कार्य जैसे Data को Store करने, उसे देखने, Edit करने के लिए एक सरल Interface प्रदान करता है Form, User के लिए Data Entry के कार्य को सरल बनाता है, Data के Presentation को बेहतर बनाता है तथा Data के साथ कार्य करने की जटिलता को कम करता है
Form में Data के साथ कार्य के लिए इसमें विभिन्न Option होते है जिसकी सहायता से आप New Record Add कर सकते हैं, उसे Delete कर सकते है Form को आकर्षक और प्रभावशाली बनाने के लिए Formatting कर सकते है तथा Form Design Tools का Use करके उसे अपनी इच्छानुसार Design कर सकते है
2) अब Create Tab को Click करे तथा Forms Group के अंतर्गत Form Button को Select करे।
3) जैसे ही आप Form Option पर Click करेंगे MS Access आपके Table के सारे Columns को Fields के रूप में लेकर निम्न प्रकार से Form का निर्माण कर देता है
4) Form में Record को Navigate करने के लिए आप Form के नीचे Navigation bar का Use कर सकते है
5) अंत मे Form को Save करने के लिए Office Button से Save Option को Click करके या MS Access Window के ऊपर Left Side Save Button पर Click करे
6) अब Save As Box में अपने Form को कोई भी नाम से सुरक्षित कर दे और Ok Button पर Click करे।
Split Form बनाने के लिए निम्न Steps का प्रयोग करे
1) Datasheet Table को Select करे जिसे Split Form के रूप में प्रदर्शित करना है
2) Create Tab को Select कर Forms Group से Split Form पर Click करे
3) MS Access स्वत: ही आपके लिए Split Form का निर्माण कर देती है जो निम्न प्रकार से दिखाई देगी आप देख पा रहे है की नीचे जिस Record पर Cursor है जैसे पहले Record पर उसी कि विस्तृत जानकारी आपको ऊपर Form View में दिखाई देगी।
4) अब Split Form को एक नाम के साथ Save करे।
2) अब Create Tab को Click करे तथा Forms Group के अंतर्गत Blank Form Option को चुने इससे निम्न प्रकार से Blank Form का निर्माण होगा साथ ही आपको Right Side एक Fields List Pane दिखाई देगी
3) Field List Pane से + चिन्ह को Click करते ही Table(Employees) के सारे Fields प्रदर्शित होने लगे अब एक एक Field को Drag करके Left Side में Blank Form में लाते जाए जैसे Employees Table से 101 और Sunil को लाए है वैसे ही बाकि Records को Drag करके लाते जाना है।
4) अंत में सारे Fields को लाने के बाद अपने Form को एक नाम के साथ Save करे
5) अब अपने Blank Form को जिसे आपने Design किया है उसे देखने के लिए कि वह कैसे कार्य करता है Home Tab पर Click करे और View Option के अंतर्गत Form View को चुने इस View में आप नए Record Enter कर सकते है नए Record Enter करने के लिए Form के नीचे Record Navigation का प्रयोग करे।
Form में Data के साथ कार्य के लिए इसमें विभिन्न Option होते है जिसकी सहायता से आप New Record Add कर सकते हैं, उसे Delete कर सकते है Form को आकर्षक और प्रभावशाली बनाने के लिए Formatting कर सकते है तथा Form Design Tools का Use करके उसे अपनी इच्छानुसार Design कर सकते है
How to Create Form in MS Access in Hindi - MS Access में Form कैसे बनाते है
Form बनाने के पहले आपको एक Database Table का निर्माण करना होगा ताकि MS Access उस Table को Form में बदल दे।MS Access में Simple Form का निर्माण करना
एक बार Table का निर्माण करने के बाद आप निम्न प्रकार से Form बना सकते है1) सबसे पहले आप उस Table को Select करे जिसके लिए आप Form बनाना चाहते हैं जैसे हमने Employees Table को नीचे Select किया है
2) अब Create Tab को Click करे तथा Forms Group के अंतर्गत Form Button को Select करे।
4) Form में Record को Navigate करने के लिए आप Form के नीचे Navigation bar का Use कर सकते है
5) अंत मे Form को Save करने के लिए Office Button से Save Option को Click करके या MS Access Window के ऊपर Left Side Save Button पर Click करे
6) अब Save As Box में अपने Form को कोई भी नाम से सुरक्षित कर दे और Ok Button पर Click करे।
MS Access में Split Form का निर्माण करना
MS Access में Split Form Form का ही एक प्रकार है जो आपको एक ही समय में Data को दो प्रकार से देखने कि सुविधा देता है Datasheet View(Table के रूप मे) और Form View(विस्तृत रूप ) मे ऊपर Form View रहता हैजो एक समय मे एक Record को प्रदर्शित करता है तथा उसके नीचे Datasheet View रहता है अर्थात सारे Records एक साथ Table के रूप में प्रदर्शित होते है।
Split Form बनाने के लिए निम्न Steps का प्रयोग करे
1) Datasheet Table को Select करे जिसे Split Form के रूप में प्रदर्शित करना है
2) Create Tab को Select कर Forms Group से Split Form पर Click करे
3) MS Access स्वत: ही आपके लिए Split Form का निर्माण कर देती है जो निम्न प्रकार से दिखाई देगी आप देख पा रहे है की नीचे जिस Record पर Cursor है जैसे पहले Record पर उसी कि विस्तृत जानकारी आपको ऊपर Form View में दिखाई देगी।
4) अब Split Form को एक नाम के साथ Save करे।
MS Access में Blank Form का निर्माण करना
1) उस Table जैसे Employees Table को Select करे जिसके लिए Blank Form का निर्माण करना है2) अब Create Tab को Click करे तथा Forms Group के अंतर्गत Blank Form Option को चुने इससे निम्न प्रकार से Blank Form का निर्माण होगा साथ ही आपको Right Side एक Fields List Pane दिखाई देगी
जिसमे सारे Tables दिखाई देंगे जिस Table के Field को Blank Form में Add करना है उसके Field List Pane से + चिन्ह को Click करे।
5) अब अपने Blank Form को जिसे आपने Design किया है उसे देखने के लिए कि वह कैसे कार्य करता है Home Tab पर Click करे और View Option के अंतर्गत Form View को चुने इस View में आप नए Record Enter कर सकते है नए Record Enter करने के लिए Form के नीचे Record Navigation का प्रयोग करे।
Uses of forms in MS Access in Hindi
1) Data को Enter करना और सुधारना:-
Form Users को Data Enter करने , उसे देखने और आवश्यकतानुसार Data को सुधारने के लिए एक सरल Interface प्रदान करता है User बड़ी आसानी से विभिन्न प्रकार की सूचनाओं को Form में देख सकता है उसे Navigate कर सकता है तथा नए Record Enter कर सकता है
2) Data को प्रदर्शित करना:-
Forms किसी भी Tables या Queries के Data को प्रदर्शित करने के विभिन्न तरीके जैसे Datasheet, Tabular, Columnar, Justify प्रदान करता है अतः Users आवश्यकतानुसार कोई भी तरीके का Use कर Form को प्रदर्शित कर सकते है
3) Navigation:-
Forms के Footer में Navigation bar का Use कर User Form मे एक Record से दूसरे Record मे जा सकता है
4) Data की Filtering और Sorting:-
Form यूजर को Filtering की सुविधा देता है जिसका प्रयोग कर वे सभी Records में से विशेष Records को ढूंढ़ पाता है और Sorting का प्रयोग कर Data को जरुरत के आधार पर Sort (Ascending या Descending Order) कर सकता है
5) Validation और Data Integrity:-
Forms में सही Data की Entry के लिए उसमे Validation Rules लागू किया जा सकता है ताकि Data की Integrity को बनाया रखा जा सके
Forms का उपयोग अन्य External Source जैसे Excel Spreadsheet, Sharepoint List तथा अन्य Databases से Data को प्राप्त कर उसे Form में बेहतर तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है
7) Multi-Table Data Entry:-
हम MS Access में Relationship का Use कर कई Tables के बीच Relation स्थापित कर सकते है और Form का Use कर उन सम्बंधित Tables के Data को Input कर उसे प्रदर्शित कर सकते है
8) Graphical Presentation:-
Form में आप Images, Charts तथा अन्य Graphical Elements को Add करके Data को बेहतर और प्रभावशाली तरीके से प्रस्तुत कर सकते है।
Difference Between Form and Report in Hindi
Microsoft Access में forms और reports दोनो Object है जिनका प्रयोग Data को दिखाने, प्रस्तुत करने मे होता है लेकिन उनके उद्देश्य और गुण भिन्न भिन्न होते है जो निम्न है
1) Forms का प्राथमिक उपयोग Data Input करने और Interaction करने के लिए होता है
Report का प्रयोग Documents जैसे Invoice, Analytical Report आदि को छापने योग्य प्रारूप में बनाने के लिए Use किया जाता है
2) Form को Data Entry और Validation करने के लिए Design किया गया है
Report को Data को व्यवस्थित और सरंचित तरीके से प्रस्तुत करने के लिए Design किया गया है
3) Form को हम कई Controls जैसे Button, Combo box, Text Box, Radio Button का प्रयोग करके User के लिए Customize कर सकते है
Report को Format करने के लिए Header, Footer, Calculation जैसे Option का प्रयोग कर सकते है
4) Forms में User, Data को Input, Edit, Delete जैसे कार्यों को कर सकता है
Report Read Only Format में होता है तथा User इसमे Data Enter और Editing नही कर सकता है
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