What is Report in MS Access in Hindi - MS Access में Report क्या हैै उसकी संपूर्ण जानकारी


What is Report in MS Access

MS Access में Report एक Database Object होता है जिसका प्रयोग Data को संगठित तरीके से Display करने और Print करने में किया जाता है Report में Table या Query के Information को प्रदर्शित किया जाता है Report में प्रदर्शित Data को Enter, Edit, और Delete नही किया जा सकता

MS Access में Form के समान ही Report के द्वारा भी Information को बेहतर तरीके से प्रस्तुत किया जाता है दोनो के बीच अंतर केवल इतना है कि Report केवल Output (Result) को दर्शाने के लिए होता है जबकि Form का प्रयोग Data Input के रुप मे लेने के लिए, Data Store करने के लिए तथा आवश्यकतानुसार Data को Edit और Delete करने के लिए किया जाता है

How to Create Report in MS Access in Hindi

MS Access में जैसे Form बनाने के कई तरीके है वैसे ही Report भी कई तरीके से बनाए जा सकते है जो निम्न है।

Basic Report का निर्माण करना

1) सबसे पहले आप उस Table को Select करे जिसके लिए आप Report का निर्माण करना चाहते हैं

2) अब Create Tab को Select करे करे तथा Reports Group के अंतर्गत Report Option पर Click करे।


3) जैसे ही आप Report Option पर Click करेंगे MS Access आपके Table के सारे Columns को Fields के रूप में लेकर निम्न प्रकार से Report का निर्माण कर देता है।


4) अंत मे Report को Save करने के लिए Office Button से Save Option को Click करके या MS Access Window के ऊपर Left Side Save Button पर Click करे

5) अब Save As Box में अपने Report को कोई भी नाम से सुरक्षित कर दे और Ok Button पर Click करे।


MS Access में Report Wizard का प्रयोग कर Report का निर्माण करना

Microsoft Access में Report Wizard एक tool है जो Report को आसानी और तेजी से बनाने के लिए एक के बाद एक क्रम से आपको Guide करता है Report Wizard विशेष रूप से Database के Data के आधार पर Report की Structure को Design करने और उसे Formatting करने के लिए उपयोगी है।

Report Wizard में Report बनाने के लिए निम्न Steps दिए गए है

1) Create Tab को Select करे और Reports Group के अन्तर्गत Report Wizard पर Click करे

2) Report Wizard की पहली Window प्रदर्शित होगी इसमें Tables/ Queries के अंतर्गत उस Table या Query को Select करे जिसके लिए Report बनाना है तथा Available Fields के अंतर्गत आपको

Select किए Table या Query के सारे Fields दिखाई देंगे अब जिन Fields को आप अपने Report में सम्मलित करना चाहते है उन्हे Arrow Key की मदद से Select करे और Next Button पर Click करे

2) Report Wizard की अगली Window प्रदर्शित होगी इसमे किसी विशेष Field के आधार पर Records को Group करने के लिए Left Side से उस Field को चुने जैसे हमने Department को चुना है अब Next Button को Click करे।


3) इस Wizard Window में अपने Records को Ascending या Descending Order में कोई भी Field को चुने जैसे हमने First_name को चुना है
 अब Next Button पर Click करे

4) इस Wizard Window में Report की Layout को Set की जाती है किसी भी एक Layout को चुने Orientation के अंतर्गत Portrait या Landscape चुने जो Orientation आप अपने Report में चाहते है Next Button पर Click करे।


5) इस Wizard Window में आपको अपने Report को आकर्षक बनाने के लिए विभिन्न Styles जैसे Apex, Aspect, Civic, Flow आदि दिखाई देंगे किसी भी एक Style को चुने Next Button पर Click करे।


6) यह Report Wizard की अंतिम Window है जिसमें आप अपने Report को एक Title देख सकते है अंत मे Finish Button पर Click करे

7) Report का Output या Result हमारे द्वारा चुने Option के आधार पर निम्न प्रकार से दिखाई देगा।

 

Report की Formatting करना

Report को Formatting कैसे करे
Report की सबसे खास बात यह है कि आप इसके Appearance को आप अपने अनुसार बदल सकते है आप Report में Autoformat Option का Use कर पहले से बने आकर्षक Designs को अपने Report में Apply कर सकते है 

या उसे Manually भी Format कर सकते है Header, Footer, Logo आदि का Use कर सकते है आप Report को Design View में जाकर ही Edit, Delete या Formatting के कार्य को कर सकते है।

Report को कैसे Print करे?

एक बार Report बन जानें के बाद उसे आप कभी भी Print कर सकते है इसके लिए आप निम्न कार्य करे

1) सबसे पहले अपने Report को खोले 

2) अब Format Tab को Select करे तथा View पर Click कर उसके अंतर्गत Printpreview Option को चुने जैसे कि नीचे दिखाया गया है।


3) जैसे ही आप Printpreview Option को चुनते है आपको अपने Report का Preview निम्न प्रकार से दिखाई देगा अब उसे Print करने के लिए Print Button को Select करे जैसे कि नीचे आपको दिखाई दे रहा है आप Pagesetup को Select कर अपने Report के लिए Margin भी Set कर सकते है।



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