MS Access में Import और Export की संपूर्ण जानकारी

Import and Export Data in MS Access in Hindi

Microsoft Access में Import, Users को Excel, Text Files और SQL server जैसे External sources से Data को Access Database में लाने की सुविधा देते हैं

जबकि Export, Access Data को Excel, CSV और Text files जैसे विभिन्न Formats  में सुरक्षित करने तथा उसे MS Access से बाहर भेजने की सुविधा प्रदान करती है

Import Data in MS Access in Hindi

MS Access में Data Import करने से तात्पर्य है कि अपने Access Database में  बाहरी स्रोतों से Data लाना यह आपको विभिन्न स्थानों से जानकारी को संगठित करने और सभी को एक ही स्थान पर प्रबंधित करने की अनुमति देता है।

MS Access मे कई File format जैसे Excel, Other Access databases
Text files, XML files Share 
point lists आदि है जिसे Access में Import किया जा सकता है

MS Access में Data को Import करना

MS Access में Data Import करना आसान है हम Computer Desktop में उपस्थित MS Excel की File, जिसका नाम Student है, को MS Access में लाने के लिए निम्न Step को follow करते है

1) सबसे पहले MS Access को खोले तथा उस Database को Select करते जहां पर Import Data को लाना चाहते हैं

2) MS Access Window प्रदर्शित होगा उसमें Ribbon menu से External Data tab को Select करते

3) अब आपको Import group के अंतर्गत बहुत सारे Options जैसे Access, Excel, Text File, XML File तथा More के अंतर्गत ODBC Database, HTML Document आदि दिखाई देंगे

4) अब उस Option या Format को चुने जिसके Data को आप MS Access में Import या लाना चाहते हैं 

5) हम Excel को चुनते है क्योंकि हमे Excel की Student नामक File को MS Access में Import करना है

6) अब Get External- Excel Spreadsheet Dialog box, Open होगा

7) अब Browse button को Click करे 

8) File open Dialog box खुलेगा इसमें अपनी File के Location को ढूंढकर अपनी उस File को Select करे जिसे Import करना तथा तथा Open button को Click करे

9) आप देंखेगे की File name Text box में आपके द्वारा Select file का पूरा Path आ गया है अब Ok पर Click करे

10) अब Import Spreadsheet Wizard का पहला Window Open होगा इसमें Show Worksheet Radio button चयनित है जिससे आपके द्वारा Select File (Workbook) की Sheets दिखाई देती है जैसे नीचे Sheet1 को Select किया गया है और उस Sheet1 में उपस्थित Data नीचे दिखाई देगी

11) अब Next button को चुने

12) Import Spreadsheet Wizard की
दूसरी Window Open होगी इसमें आप को बताना होगा कि क्या First Row को Column heading के रूप मे Use करना है यदि हां तो उसके Check box को Select कर Next button पर Click करे

13) Import Spreadsheet Wizard की तीसरी Window Open होगी जिसमें अपने प्रत्येक Fields के बारे में सूचनाएं जैसे Field का नाम, Data type, Indexed दे सकते है या उसे Modify कर सकते हैं आपको नीचे से एक एक Field को चुनकर ऐसा करना होता है
अब Next button पर Click करे

14) Import Spreadsheet Wizard की चौथी Window Open होगी जिसमें आपको Primary key चुनना होता है जैसे कि नीचे हमने चुना है आप चाहें तो नही भी चुन सकते या MS Access आपके लिए यह कार्य करेगा वांछित Option को चुनकर Next button पर Click करे
15) Import Spreadsheet Wizard की यह अंतिम Window है जिसमें आप Import to Table Text box में अपनी Sheet को नया नाम दे सकते हैं अंत में Finish button पर Click करे

16) Save Import Steps Window खुलेगा यदि आप अपने Wizard के Steps को सुरक्षित करना चाहते हैं तो Save Import steps, Check box को Click करे तथा Save as Text box में एक नया नाम Type कर Save Import button को Click करे

17) अब आप देखेंगे कि Ms Access की Window में आपके द्वारा Import की गई File जो Student नाम से Excel में बनी और Computer Desktop पर थी आपके MS Access में आ गई अब उसे Open कर ले इसके लिए उस File पर Right click कर Open option को चुन ले

Export Data from MS Access in Hindi

MS Access में Data export करने से तात्पर्य MS Access Database से जानकारी निकालकर इसे अन्य Applications द्वारा उपयोग करने योग्य Format में भेजना हैं।

यह User को अन्य Program या Plateform में Data, को Share और Analyze करने की अनुमति देता है 
Exporting में संपूर्ण Tables, Queries, Forms या Reports शामिल हो सकते है, जो Data management और Analysis के लिए Flexibility प्रदान करते है

Exporting महत्वपूर्ण है क्योंकि यह Users को Access से Data के साथ Report बनाने में सक्षम बनाता है जिससे उन सकर्मियों के साथ Share किया जा सकता है जिनके कंप्यूटर पर Access Install नहीं है इसकी अतिरिक्त आप MS Access Data में विभिन्न तरीकों से काम कर सकते हैं जो इसी और अधिक उपयोगी बनता है

जब आप MS Access से Data Export करते है इसे अन्य सॉफ्टवेयर में ले जा रहे होते हैं जहां आप इसके साथ और अधिक कार्य कर सकते हैं जैसे इसका आगे विश्लेषण करना या इसे अलग तरीके से प्रस्तुत करना

इससे केवल MS Access के भीतर ही नहीं बल्कि विभिन्न स्थितियों में आपके Data के साथ कार्य करना आसान हो  जाता है ।

MS Access से Data Export करना

MS Access में Data Export करना उसे Import करने से भी आसान है हम MS Access में उपस्थित Employees Table को Excel format में  निम्न प्रकार से Export करते है

1) सबसे पहले MS Access को खोलकर, उस Database को Select करे जिसके Data को Export करना है 
2) अब MS Access window प्रदर्शित होगा। External Data tab को Select करते

3)अब आपको Export group के अंतर्गत बहुत सारे Options जैसे Access, Excel, Text File, XML File तथा More के अंतर्गत ODBC Database, HTML Document आदि दिखाई देंगे

4) अब उस Option या Format को चुने जिसके Data को आप MS Access से Export करना चाहते हैं हम Excel format को चुनना है 

5) हम Excel को चुनते है उसके बाद अब Select the destination for the data you want to export Dialog box, Open होगा

6) Browse button को Click कर Export की जाने वाली File अर्थात Employee file को Select कर Ok button को Click करे

7) उसके बाद अगली Export- Excel Spreadsheet Window खुलगी जिसमे Export , Sucessfully हो गया है करके सूचना दिखाई देता है

8) Close button पर Click करे अब Computer Desktop में Employee नामक Excel की File आ चुकी है जिसे खोलने पर निम्न प्रकार से दिखाई देती है वास्तव मे यह File MS Access से Export होकर आई है

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