What is Macro in MS Access in Hindi

MS Access मे Macro, Instructions का एक Set की तरह है जो Computer को बताता है की स्वचालित रूप से क्या करना है

यह Form खोलना,Queries चलाने या Report print करने जैसे काम कर सकता है

Macros उपयोगी है क्योंकि वह आपको जटिल Code को लिखे बिना कार्यों को स्वचालित करने देता है

जब आप कोई Database खोलते हैं किसी Button पर Click करते हैं या अपने Data में कुछ बदलते हैं तो आप Macro के द्वारा इन कार्यों को कर सकते हैं

यह समय की बचत करके और चीजों को उपयोग में आसान बनाकर Database को Manage करना सरल बनाते हैं

MS Access में Macros का उपयोग क्यों करना चाहिए

Microsoft Access में एक ही कार्यों के स्वत: होने के लिए, समय बचाने के लिए और Error को कम करने के लिए Macro का Use किया जाता है 
 
Macros आपको विभिन्न Actions जैसे Forms को Open करने, Queries को Run करने, एक Command में Data को Validate करने की अनुमति देता है

Macros बनाना आसान है और उसके लिए Programming knowledge की आवश्यकता नही होती 

Macro का Use करके आप अपने Work के Process को सरल तथा ज्यादा सुसंगत बना सकते हैं इससे आपके Database के काम करने के तरीके में सुधार होता है परिणाम स्वरुप आप समय और मेहनत बचाते हैं जिससे आपके Databasr का उपयोग आसान हो जाता है

इससे आप नियमित कार्यों के बजाय महत्वपूर्ण कार्यों पर अधिक समय व्यतीत कर सकते है

Types of Macro in MS Access in Hindi

Microsoft Access, में Macros मुख्यत: दो प्रकार के होते है
 

UI Macros(User Interface) Macros

ये Macros विशिष्ट User interface objects जैसे buttons, forms, या reports से जुड़े रहते हैं जब आप Button को Click करते है तब Macro का Action Trigger होता है

Example:
एक Macro जो Button में है इसे Click करने पर आप Next record में जा सकते है

Data Macros

ये Macro स्वतंत्र होते है और किसी एक विशेष Object से जुड़े हुए नही होते है इन Macros को अलग से बनाया जाता है और Database में Store किया जाता है

इन्हे आप Manually Run कर सकते हैं या अन्य Macros, Form या Reports के साथ Use कर सकते है

Example:
एक Macro जो एक Table को एक Excel file में Export करता है आप सीधे ही इसे Macro Window से Run कर सकते हैं 

Create Macro in MS Access in Hindi - MS Access में Macro का निर्माण करना

Macros का निर्माण करके आप अपने Database के अंदर स्वचालित कार्यों की अनुमति देते हैं

Example 1

हम एक Message Box में Good Morning संदेश के लिए एक Macro का निर्माण निम्न प्रकार से करेंगे

1) सबसे पहले हम उस MS Access Database को खोलते हैं जहां पर Micro का निर्माण करना चाहते हैं

2) MS Access Window प्रदर्शित होगा Create Tab को Click करे तथा Other group के अंतर्गत Macro को Select करे तथा Drop down list से Macro पर Click करे

3) Macro Designer Window प्रदर्शित होगा जिसमें आपको तीन Rows Action, Arguments और Comment दिखाई देगा

4) Action column को Click करे Drop down list प्रदर्शित होगी उसमें से MsgBox Option को Select करे जैसे कि ऊपर Picture में दिखाया गया है

5) नीचे Action Arguments के अंतर्गत आवश्यक जानकारी भरे जैसे हमे बताना होगा कि Messge Box मे क्या Message होना चाहिए हमने Good Morning Type किया है

6) Action Arguments में जो भी जानकारियां भरा गया है वे स्वत: ही ऊपर के Argument colmn में आ जाता है

7) Macro action Define कर लेने के बाद आप Ctrl+S Press करके Macro को Save करे

8) Save as, Box प्रदर्शित होगा अब आप Macro Text box में अपने Macro हेतु एक अर्थ पूर्ण नाम दे जैसे हमने नाम दिया है और Ok button पर Click करे

9) Macro को Save करने के बाद उसे Run करने के लिए Design Tab के अंतर्गत Tools group से Run Option को Select करे

10) अब आपको निम्न प्रकार से Message Box दिखाई देगा जिसके लिए हमने Macro का निर्माण किया है

Example 2

हम एक Form को Close करने के लिए एक Macro का निर्माण निम्न प्रकार से करेंगे

1) MS Access Database को खोले जहां पर आप Micro का निर्माण करना चाहते हैं

2) अब MS Access Window प्रदर्शित होगा अब आप उस Form को Open करे जिसे Close करने के लिए आप Macro का निर्माण करना चाहते है जैसे हमने Employees नामक Form को Open किया है

3) अब Macro का निर्माण करने के लिए Create Tab को Click करे तथा Other group के अंतर्गत Macro को Select करे तथा Drop down list से Macro पर Click करे
3) Macro Designer Window प्रदर्शित होगा जिसमें आपको तीन Rows Action, Arguments और Comment दिखाई देगा

4) Action column को Click करे Drop down list प्रदर्शित होगी उसमें से Close Option को Select करे जैसे कि नीचे Picture में दिखाया गया है

5) नीचे Action Arguments के अंतर्गत आवश्यक जानकारी भरेंगे जैसे Object Type में Form, Object Name में Employees, तथा Save के अंतर्गत, Prompt Select करे जैसे ऊपर picture में दिखाया गया है

6) Action Arguments में जो भी जानकारियां भरा गया है वे स्वत: ही ऊपर के Argument column में आ जाता है

7) Macro action Define कर लेने के बाद आप Ctrl+S Press करके Macro को Save करे

8) Save as, Box प्रदर्शित होगा अब आप Macro के Text box में अपने Macro हेतु एक अर्थ पूर्ण नाम दे जैसे हमने नाम दिया है Closing the form, Type करे और Ok button पर Click करे

9) Macro को Save करने के बाद उसे Run करने के लिए Design Tab के अंतर्गत Tools group से Run Option को Select करे

10) आप देखेंगे कि Macro के Run होते ही Employees Form अपने आप Close हो जायेगा क्योंकि हमने Form को Close होने के लिए ही Macro का निर्माण किया है 

आप देखेंगे कि Employees Form जो पहले Open था Macro Run होने के बाद Close हो जाता है जैसे कि नीचे Picture में दिखाई दे रहा है Employess form
Close हो चुका है

Uses of Macros in Microsoft Access in Hindi

MS Access में Macro का उपयोग निम्न कार्यों के लिए होता है

1) Macro का Use करके स्वत: ही निर्दिष्ट Forms या Reports को Open किया जा सकता है जब इसकी जरूरत होती है

2) Macro का Use करके, एक ही Click के साथ Data को प्राप्त करने, Update करने और उसे Manupulate करने के लिए Queries को Execute किया जाता है

3) आप एक Form के Next, Previous, First या Last Record में जाने के लिए Macro का Use किया जाता है

4) Macro का Use करके निर्दिष्ट Data sets को Display करने के लिए Filters को Apply या Remove किया जाता है

5) Macro की सहायता से यह सुनिश्चित किया जाता है कि Data को Save करने से पहले विशिष्ट मानदंडों को पूरा करता है। 

इसके के माध्यम से आप डेटा वैलिडेशन को स्वचालित कर सकते हैं, जिससे Data entry में त्रुटियाँ कम होती हैं और डाटाबेस की सटीकता बढ़ती है।

6) Macro के द्वारा अपने Database से Data के साथ स्वचालित Emails भेजा जाता है

7) Macro की मदद से Data को Import या Export किया जा सकता है

8) Macro की मदद से एक Command के साथ कई कार्यों की श्रेणी जैसे Record को Save करना, Report को Print करना और Form को Open या Close करना आदि को एक क्रम मे किया जा सकता है

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