Tally में Data Import और Export क्या है और उसे कैसे करते है की संपूर्ण जानकारी हिंदी में

Import and Export Data in Tally in Hindi

Tally में Data के Import और Export, features, Users को Tally और अन्य बाहरी System या Software के बीच Data को कुशलतापूर्वक Transfer करने की अनुमति देता है

Tally में "Import" का मतलब है सूचनाओं जैसे Sales records, Customer details को अन्य Programs से Tally में लाना होता है

यह समय को बचाता है क्योंकि आपको इसे हाथों से Enter करने की जरुरत नही होती है

इसके विपरीत "Export" का मतलब है कि Data को Tally से लेते है और उसे एक File जैसे Excel में रखा जाता है
यह आपको आसानी से Reports का निर्माण करने या सूचनाओ को अन्य के साथ Share करने की सुविधा देता है


दोनों Features Finance को Manage करने में मदद करता है और Data को कुशलतापूर्वक इधर उधर ले जाने के कार्य को आसान बनाता है

Export data in Tally in Hindi

Tally में Data को Export करने की सुविधा आपको Financial data को विभिन्न formats जैसे Excel, CSV, XML, या HTML में Tally से बाहर भेजने की अनुमति देता है

यह Data को Analyze करने और अन्य के साथ उसे Share करने या विभिन्न Software में इसे Use करने के लिए उपयोगी है

आप विभिन्न Reports जैसे जैसे ledgers और balance sheets को Export कर सकते हैं.

इस करने के लिए आपको Report को Select करना है, आप इसे कैसे Export करना चाहते है इसका Set up करना, और आपको इसे कहा Save करना है इसे चुनना होता है

यह आपकी Data को Use करना और 
Tally के बाहर Share करना आसान बनाता है 

Tally में Data को कैसे Export करते है

Tally, से Data को Export करने में कई Steps होते है जो यह सुनिश्चित करते हैं कि Data को सही तरीके से मनचाहे Format में Transfer किया जा सके

Example 1

हम Computerehub Company के Accounts की List(List of Accounts) को Export करेंगे इसके लिए निम्न Steps को Follow करेंगे

1) Tally को Open करे:
Tally को शुरु करे तथा उस Company(Computetehub) को Select करे जिसके Data को Export करना है

2) Export के लिए Data को Select करे:
Gateway Of Tally से Display को Select करे 

Display  Menu प्रदर्शित होगा अब हम  उस Data जैसे Trial Balance, Balance Sheet, Day Book आदि को Select कर सकते है जिसे Export करना है 


मान लीजिए हम List of Account को Export करना चाहते हैं अतः उसे Select करते है



3) Export Menu को Open करना:
List of Ledgers Window प्रदर्शित होती है अब हम Ledger की List को Export करने के लिए  `Alt + E` Press करते है या Window के Top menu में से "Export" को Click करते है

4) Export Settings को Configure करना:
जैसे ही हम Export Option को Click करते है या Ctrl+E, Press करते है  Exporting List of Ledger की Configure निम्न प्रकार से प्रदर्शित होता है जिसमे निम्न Options होते है

i) Language:
इसे Default ही रहने दे

i) Format: 
इसमें format, जैसे "Excel ", "ASCII " , "XML" आदि में से किसी एक को चुनें हम "XML"  Format को चुनते है

iii) Export Location: 
इसमें उस location को Enter करे जहां आप अपने Exported File को Save करना चाहते हैं हम "D:\ExportedData" में भेजना चाहते है

Note: D: में ExportedData folder, Tally स्वत: ही हमारे बना देगा हमने इसे पहले से नही बनाया है आप चाहें तो पहले से भी बना सकते हैं

iv) Output File Name: 
Exported file को एक नाम दे या उसे By default ही रहने दे


v) Open Exported Folder:
 यदि आप इसे Yes करते है तो Files Export हो जानें के बाद वह Folder जहां File Export हुई है, Open हो जायेगा

vi) Type of Master:
यहां पर Type of Masters की List खुलेगी जिसमें आपको क्या Export करना है उसे चुनना हमने All Masters को Select किया है

vii) Include dependent masters:
इसे No रहने दे

viii) Export Closing Balances as Opening:
इसे Yes करने पर आपके Account का Closing Balances, Exported file के Data में शामिल हो जायेगा और Exported file में Transaction के लिए यह Opening Balance की तरह प्रस्तुत 
होगा

ऊपर सारे Setting करने के बाद जब आप Yes को Select करते है तब आपकी File Export हो जाती है जो कुछ इस प्रकार से दिखाई देगी

Example 2:

अब हम Computerehub Company के Day Book को Excel format में Export करेंगे
इसके लिए निम्न Steps को follow करते है
1) Tally को Open करते है तथा Computerehub Company को Select कर खोलते है

2) Gateway of Tally से Display Option को Select करते है


3) Display Option को Select करते ही Display Menu निम्न प्रकार से प्रदर्शित होता है|

Day Book को Select करते है क्योंकि हमे इसे ही Export करना है

4) Day Book को Select करते ही हमे निम्न प्रकार से Day Book की list मिलेगी जिसे हमने पहले Computerehub Company में Entry किया था 

5) हम ऊपर के सारे Day Book की List को Excel format में Export करना चाहते है अतः हम Export Option जो Top menu में दिखाई दे रहा है, को Click करेंगे या Ctrl+E press करेंगे


6) Export Option को Select करते ही हमे Exporting Day Book Screen निम्न प्रकार से दिखाई देगा


ऊपर दिए गए सारे Setting करने के बाद Enter की press करके Yes को Select करे ध्यान रहे format में हमे Excel को चुनना है

7) हमारी Day Book D:\ExportedData Folder में Export हो चुकी है जिसे Open करने पर Excel में निम्न प्रकार से दिखाई देगी ये वही Day Book की List  है जो Computerehub Company में हमने देखा था जो Exported होकर Excel format में Open हुई है

Import Data in Tally in Hindi


Tally में Data Import करने का मतलब है कि बाहरी Sources जैसे Excel, XML, या CSV से Ledger तथा अन्य सूचनाओं को  Tally में लाना

यह आपको Tally Database को बिना कुछ Typing किए Update करने में मदद करता है जिससे समय की बचत होती है और गलतियो से बचा जा सकता है

Import होने वाले Data को Tally के अनुकूल का Format होना चाहिए ताकि Tally उसे समझ सके

एक बार Data import होने के लिए तैयार हो जाता है आप "Import Data"  option का Use करके Tally में Data को Load कर सकते हैं

यह उन Business के लिए उपयोगी है जिन्हे विभिन्न सिस्टम्स से Data को Combine करने या Data को अन्य Accounting software से Tally में भेजने की आवश्यकता होती है

Tally में Data को कैसे Import करते है


Tally में Data को निम्न प्रकार से Import करते है

Example

हम D:\ExportedData, Folder से DayBook को जो xml Format में Tally से ही Export किया गया था उसे वापस Tally में एक नई Company में लाना चाहते है अतः इस कार्य के लिए निम्न Steps को follow करते है

1) Tally Software को Open करके उस Company को खोलते है जिसमे  DayBook को Import करना है

2) Gateway of Tally से Import Data Option को Select करते है

3) Import Data Menu प्रदर्शित होगा हम इसमें Masters को Select करते है क्योंकि इसी की अन्तर्गत DayBook आता है

4) Import Master Configure open होगा इसमें निम्न Options होते है

i) Name of file to be Imported:
इसमें Import होने वाली File का नाम पूरे Path के साथ देना होगा ध्यान रहे कि Import होने वाली File का Format XML ही होना चाहिए

ii) Treatment of entries already existing:
यहां पर आने पर हमे तीन Options मिलते है 

a) Combine Opening Balances
b) Ignore Duplicate
c) Modify with new Data

Combine Opening 
यह Import होने वाले file के Balance को Tally में पहले से मौजुद Balance से Same Account के साथ जोड़ देता है
यह विभिन्न Branches के Data को Merge करने के लिए उपयोगी है
 
Ignore Duplicates:
यह Options, Duplicate entries को रोकता है यदि Import हो रहा Data पहले से Tally में मौजूद है यह Same data को Repeat होने से रोकता है

Modify with New Data:
यह Option पहले से मौजूद records को Import file के नई सूचनाओं के साथ Update करता है
यह सुनिश्चित करता है कि Tally में बिना Manual update के Latest data प्रदर्शित हो




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