Multi currency(Foreign Currency) in Tally in Hindi

Tally मे Multicurrency Businesses को एक ही Accounting software में  कई Currencies में  लेनदेन करने की सुविधा देते हैं

यह विभिन्न Currencies को Set up करने में, उन्हे Accounts से Link करने में और Foreign money से जुड़े विभिन्न लेनदेन को सही रूप से Record करने में मदद करता है
Tally, स्वचालित रूप से Exchange rates की गणना करता है और Reports तैयार करता है जो विभिन्न Currencies में Financial information दिखाता है
यह Global business के लिए उनके Finance को स्पष्ट और सही तरीक़े से manage करना आसान बनाता है

Tally में Multi currency को Enable करना


1) Tally Software को Open करे तथा उस Company को Select करे जिसके लिए Multi currency को लागू करना है

2) अब Gateway of Tally से F11 Press करे Company Features Menu प्रदर्शित होगा उसमें Accounting Features को Select करे

3) Accounting Features screen खुलगी इसमे General section के अंतर्गत Enable multi- currency option को Yes करे और Setting को Save कर ले

Tally में Currencies का निर्माण करना

Tally में Currencies का निर्माण करने के निम्न Steps को Follow करे

1) अब Gateway of Tally से Account Info को Select करे

2) Account Info menu प्रदर्शित होगा उसमें Currency Option को Select करे
3) अब Currencies menu प्रदर्शित होगा उसमें Create option को Select करे

4) Currency Creation screen खुलेगी
इसमे निम्न Options होते है

Symbol:
इसमें उस Currency symbol को enter करना है जिसमे आप Transaction करना चाहते है (जैसे $, U.S dollar के लिए) 

Format name:
इसमें Currency के लिए Formal name दे जैसे US Dollars

Number of decimal places:
आपके Transaction में इस Currency के लिए कितना Decimal places का Use करना है यह निर्धारित करे

Show amount in millions:
यदि Amounts को Million में प्रदर्शित करना है तो Yes करे

Suffix symbol to amount:
Amount के पहले symbol ($)लगाना है तो Yes करे अन्यथा No रहने दे

Add space between amount and symbol:
Amount और Symbol के बीच मे Space देना है तो Yes करें

Word representing amount after decimal:
Decimal के बाद Amount को दर्शाने वाले शब्द चाहिए तो Yes करे जैसे Paisa के लिए ps तथा Dollar में cent Use करते है

No. of decimal places for amount in words:
शब्दों में Amount के लिए Decimal places की संख्या चाहिए तो Yes करें

Currency के लिए Rates of Exchange Define करना/Foreign Currency को Indian rupees में Convert करना

Tally में Rate of exchange value को refer करता है जिस Value में एक Currency को दूसरे से Exchange किया जा सकता है

Tally अपने Users को विभिन्न Currencies जैसे USD से INR के लिए इन Rates को Define करने की अनुमति देता है, यह निर्धारित करता है कि लेनदेन के दौरान एक Currency का कितना Value दूसरे के बराबर है

Tally में Currency के लिए Rates of Exchange को निम्न 2 प्रकार से Define किया जाता है।
a) Rate of Exchange option का Use कर
b) Currency को Alter करके 

Rate of Exchange option का Use करके

1)Gateway of Tally से Account Info>Currencies को Select करे 

2) Currencies menu प्रदर्शित होगा इसमें Rate of Exchange option को Select करें

3) Multi- Currency Alteration screen प्रदर्शित होगा जिसमे निम्न Options होते है

Date for rate of exchange:
जिस Date में आप Exchange rate को लागू किए हैं उस Date को Enter करे

Currency:
जिन Currencies का आपने निर्माण किया है वह यहां पर अपने आप दिखाई देने लगेगा
जैसे हमने केवल एक Currency US Dollars बनाया था जो यहां पर दिखाई दे रहा है

Std Rate(Standard Rate):
1 US Dollar के लिए Standard exchange rate ₹83.64 Set करते हैं

Selling Rate:
1 US Dollar के लिए, Selling rate जिसमे Currency बेचा जायेगा ₹83.64 Enter करते है    

Buying Rate:
1 US Dollar के लिए, Buying rate जिसमे Currency खरीदा जायेगा ₹81.93 Enter करते है

अन्त में Enter key press कर इसे Save कर लेते है

Currency को Alter करके

आप पहले से बने Currency को Alter करके Rate of Exchange को निम्न प्रकार से Define कर सकते हैं

1) Gateway of Tally से Account Info>Currencies को Select करे 

2) Currencies Menu प्रदर्शित होगी उसमे Alter option को Select करे

3) Alter को Select करते ही List of Currencies दिखाई देगी इसमें आप उस Currency को Select करे जिसके लिए Rate of Exchange Set करना है हम Dollar ($) को Select करते है

4) Currency Alteration screen प्रदर्शित होगा आप निम्न प्रकार Information Enter कर सकते हैं
 

Note: 
हमने Rate of Exchange option का Use करके पहले से ही Rate of Exchange से सम्बन्धित जानकारी भर दी है अतः यह Currency Alteration window में भी दिखाई दे रहा है अतः आपको Rate of Exchange के लिए ऊपर दिए Options में से किसी भी एक Option का Use करना है

Multi currency/Foreign Currency के साथ Transaction Record करना

Tally में Multi currency के साथ Transaction को Handle करने के लिए कुछ Specific Steps शामिल है ताकि Accounting Records की सटीकता और स्पष्टता बनी रहे जो निम्न है
  

Purchase Invoice के साथ Multi currency Record करना


हम Purchase voucher में Multi currency का Use करेंगे इसके लिए एक Example लेते हैं

Example

मान लीजिए हमने USA Country से Dell Technologies से 30 Computer Sets Purchase किया है

एक Computer sets की कीमत $300 Dollar है अतः इसकी Entry Tally में करने के लिए हमे कुछ अन्य Entries भी करनी होंगी जो निम्न है

a) Stock Items के लिए Unit का निर्माण
b) Computer sets, Stock Items का निर्माण
c) Dell Technologies, Ledger का निर्माण
d) Puchase Voucher में Entry करना

Stock Items के लिए Unit का निर्माण

सबसे पहले Computer sets Stock Items के लिए हम Unit का निर्माण निम्न प्रकार से करेगें

Gateway of Tally>Inventory Info>Unit>Create option को Select करे और निम्न प्रकार से Entry करे

Computer sets, Stock Items का निर्माण

अब Computer sets Stock Items का निर्माण निम्न प्रकार से करेगें

Gateway of Tally>Inventory Info>Stock Items>Single Stock Items>Create option को Select करे और निम्न प्रकार से Entry करे

Dell Technologies, Ledger का निर्माण

Dell Technologies से हम Computer sets Purchase करेंगे अतः यह Ledger Sundry Creditors के Under रहेगा अतः
Dell Technologies, Ledger का निर्माण प्रकार से करे

Gateway of Tally>Account Info>Ledger>Single Ledger>Create Option को Select करे और निम्न Entry करे

Puchase Voucher में Entry करना

अब हम Dell Technologies से निम्न Item Purchase करेंगे

Items Name -  Computer sets
Quantity -         30
Rate -               $300
चुकि Dell Technologies USA में है अतः हम इससे लेनदेन Dollar Currency में करेंगे

अतः Purchase voucher में Entry करने के लिए उसे निम्न प्रकार से खोलें

Gateway of Tally>Accounting Voucher Option को Select करे इससे Accounting Voucher  Creation window प्रदर्शित होगा अब Purchase voucher लाने के लिए F9 Press करे
Purchase Voucher Window प्रदर्शित होगा 

इसमें निम्न प्रकार से Entry करते है 
जब हम Entry करते हुए Rate में आते है तब 300 लिखने के बाद उसके पहले Dollar ($) को चिन्ह लगाते है


Dollar चिन्ह लगाने के बाद जैसे ही हम Enter Press करते हैं हमे Rate of Exchange का Box निम्न प्रकार से मिलता है

यहां पर Rate of Exchange Column में Dollar के उस Rate को लिखना है जो Rate उस Date(1/04/2024) में एक Dollar के लिए INR में है हमने यहां ₹83.55  लिखा है जो 1 Dollar की कीमत उस Date में है 

अब हम Enter Press करेंगे और पुन: अपने Purchase voucher में आ जाएंगे 

अंत में Enter Press करेंगे तो नीचे 30 Computer Sets के लिए Total amount $9000 अर्थात ₹7,51,950.00 का हमने Computer sets Purchase किया है जो कि उधारी मे है ऊपर Purchase Voucher को देखे
Note: 
Purchase Voucher को Invoice format में लाने के लिए Ctrl+V Press करे

Payment Voucher में Entry करना

हमने Dell Technologies से माल Purchase किया है जो कि उधारी मे था अब हम उसे Payment करेंगे
इसके लिए Payment Voucher को निम्न प्रकार से Open करेंगे

Gateway of Tally>Accounting Voucher Option को Select करे इससे Accounting Voucher Creation window प्रदर्शित होगा अब 
Payment Voucher लाने  के लिए F5 Press करे

Payment Voucher Window निम्न प्रकार से प्रदर्शित होगा 


ऊपर जैसे ही हम Entry करते हुए Debit Column में आते है ध्यान रखें हम वहां पर $9000 Dollar Enter करते है जैसे ही हम $9000 Enter करते हैं हमे पुनः Rate of Exchange Box मिलता है

Rate of Exchange Column में हम पुन: 1 Dollar की कीमत Enter करते है चूकि हम Payment 2-04-2024 को कर रहे हैं अतः इस Date में 1 Dollar की कीमत ₹83.55 से घटकर ₹82.10 हो गई है


इससे $9000 के लिए Total amount
₹ 7,38,900.00 हो गया है
Enter Press करते ही हम Payment voucher में आ जाते है जैसे ऊपर दिखा गया है और उसे Enter Press कर Save कर लेते है

Note:
हमने $9000 Dollar में ही Purchase करके  $9000 Dollar में ही Payment किया है लेकिन Dollar के घटते, बढ़ते स्थिति के कारण INR में ₹13,860.00 का अंतर आया है जिसे Tally में Adjust करना होता है इसे हम नीचे (Forex Profit or Loss) के अंतर्गत सीखेंगे

Forex Profit or Loss in Tally in Hindi

Tally में जब Currency exchange rates में बदलाव होता है तब Forex profit और Loss होता है

जब आप Foreign money का Use करके Buy या Sell करते है तब Exchage rate में जो अंतर आता है उसी के कारण Money में Profit या Loss होता है और यह Money Unadjustable Forex Gain/Loss के अंतर्गत दिखाता
है जिसे Adjust करने की जरुरत होती है

Unadjustable Forex Gain/Loss को देखना:

हमने ऊपर $9000 Dollar में Computer Sets Purchase किया था और उतना ही हमने Payment किया था लेकिन Dollar Currency में Rate of Exchange के दौरान बदलाव आया था

इसलिए Unadjustable Forex Gain/Loss में  ₹13,869.00 आया है जिसे निम्न प्रकार से देख सकते है

1) Gateway of Tally>Balance Sheet Option को Select करे

2) Balance Sheet Option को Click करते ही आपको निम्न प्रकार से Balance Sheet screen दिखाई देगी
इसमे 


Unadjustable Forex Gain/Loss को Adjust करना

 Unadjustable Forex Gain/Loss को Adjust करने के लिए हमे निम्न
दो कार्य करना होगा
a) Forex Gain/ Forex Loss Class का निर्माण करना
b) Journal Voucher में Entry करना

Forex Gain/ Forex Loss Class का निर्माण करना

Forex Gain/ Forex Loss Class का निर्माण करने के लिए निम्न Steps को Follow करना करे

1) Gateway of Tally> Account Info को Select करे

2) Account Info menu से Voucher Types option को Select करे

3) Voucher Types menu प्रदर्शित होगी इसमें Alter option को Select करे
4) List of Voucher Types प्रदर्शित होगी इसमें Journal Option को Select करे

5) Journal Option को Select करते ही Voucher Type Alteration screen निम्न प्रकार से प्रदर्शित होगी
अब Voucher Type Alteration screen में Enter Press करते हुए सीधे Name of Class में आए और Forex Gain type करे
और Enter Press करे

6) Enter Press करते ही Clsss: Forex Gain screen प्रदर्शित होगी
Use Class for Forex Gain/Loss Adjustments? को Yes करे

तथा Ledger Name के अंतर्गत 
Profit & Loss A/c Ledger को Select करे

7) अब आप पुन: Vourcher Type Alteration window में वापस आ जायेगे पुन: Name of Class में Forex Loss type करे

और Enter Press करते ही Class: Forex Loss Window प्रदर्शित होगी निम्न प्रकार से Entry करे और Enter Press करे
8) Enter Press करते ही आप पुन: पहले के समान Voucher Type Alteration screen में आ जायेगे जो निम्न प्रकार से दिखाई देगी इसमें Name of Class में हमने Forex Gain और Forex Loss दो Class का निर्माण किए हैं


Journal Voucher में Entry करना

Unadjustable Forex Gain/Loss को Adjust करने के लिए Journal Voucher में निम्न प्रकार से Entry करेंगे

1) Gateway of Tally>Accounting Voucher को Select करे

2) Accounting Voucher Creation window प्रदर्शित होगा अब 
Journal Voucher लाने  के लिए F7 Press करे

जैसे ही हम F7 press करते है हमे निम्न प्रकार से Voucher Type मिलता है
अब Enter Press करके हम Class में आते है तो हमे Right side Voucher Class List दिखाई देती है जो हमने पहले से बनाई है इसमें हम Forex Gain को Select करेंगे क्योंकि Rate of Exchange के दौरान हमे Profit मिला था यदि Loss हुआ है तो Forex Loss को Select करे


Forex Gain को Select करते ही हमे
Journal Voucher screen निम्न प्रकार से मिलती है

अब हम Particulars के अंतर्गत Dell Technologies को Select करते है क्योंकि इसी Company से हमने माल Purchase किया था 

इसके बाद जैसे ही हम Enter Press करते है Unadjustable Amount अपने आप आ जाता है अब Enter Press कर इसे Save कर लेते हैं

Note:
कई बार जब Journal Voucher में ऊपर की तरह हम Entry  करते हैं तो बार-बार Error आता है इसके समाधान के लिए दो, तीन पर ESC key press कर Back जाकर इसी Entry को शुरू से दो तीन बार करे तो Error चला जायेगा

अब हमारा Unadjustable Amount Adjust हो गया है इसे देखने के हम निम्न प्रकार से Balance Sheet Open करते है
Gateway of Tally> Balance Sheet option को Select करे अब निम्न प्रकार से Balance Sheet Window दिखाई देगी आप नीचे देखें तो पता चलेगा कि
 ₹13,050 Adjust हो चुका है
 


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